Gestire i flussi di lavoro in modo intelligente con Kanban in EGroupware

Gestire i flussi di lavoro con Kanban

In EGroupware EPL è possibile controllare i processi in modo facile e intelligente con la nuova applicazione Kanban. Il metodo Kanban è adatto ai processi di vendita, all’organizzazione di progetti, allo sviluppo di software o alla gestione di altri servizi.

Il nucleo di Kanban è la visualizzazione e la limitazione dei compiti da completare simultaneamente. Non appena le capacità si liberano, un dipendente “sceglie” un compito dal pool e lo tira su “Work in Progress”.

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CRM-Integrazione

Gestione dei file

E-Mail

Esempio pratico del processo di vendita

Nel video potete vedere una tavola Kanban e i flussi di lavoro usando l’esempio di un processo di vendita per acquisire nuovi clienti.

Naturalmente, dovete adattare il processo, le rubriche o i tipi di Infolog e lo stato ai vostri processi. Non appena la scheda è stata creata e avete discusso i processi con i team di vendita corrispondenti, il processo può iniziare.

Ha senso pianificare direttamente le revisioni e i processi di miglioramento nel team di vendita. Poi adatta la tua scheda di conseguenza al feedback del team di vendita.

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Definire la scheda Kanban

Nel primo passo, definisci un nome per la tua tavola Kanban, le applicazioni da usare e quali gruppi hanno accesso alla tavola. Per impostazione predefinita, vengono create 3 colonne: “New (Pool)”, “In Progress” e “Done”. Puoi rinominare, cancellare, cambiare i colori o aggiungere nuove colonne in qualsiasi momento.

Inoltre, si possono creare le cosiddette swimlanes, sia per categorizzare il processo che per visualizzare le diverse responsabilità. A una swimlane viene anche assegnato un titolo e, se necessario, un colore e i diritti di accesso. I diritti di accesso qui controllano chi è autorizzato a spostare voci in questa swimlane.

La regola generale è: mantenere la scheda il più semplice e chiara possibile, con un uso efficace.

I preferiti di Kanban

Applicazioni autorizzate
Permessi
Descrizione della scheda
Schede come preferiti

Design Kanban

Disegno libero di colonne e swimlanes: Numero, colori,
Denominazioni/nomi.
Applicazioni EGroupware disponibili e autorizzazioni di accesso
può essere impostato.
I diritti di accesso per le swimlanes possono essere impostati separatamente.
Le mappe vengono spostate tra le colonne (e le swimlanes) da DnD.
spostato.
Le colonne e le swimlanes possono essere compresse cliccando sull’icona
può essere collassato cliccando sulla designazione.

Ordinare le colonne e le swimlanes

Possibile tramite DnD nel montaggio del tabellone.
La maniglia si trova nella parte anteriore.

Elementi tramite DnD in una tavola Kanban

Per esempio, trascinate un contatto di indirizzo sulla scheda Kanban e da lì potete “rilasciare” l’elemento sulla colonna corrispondente
DnD funziona anche tra altri moduli (dove ha senso)

Controllo del processo nella tavola Kanban

I processi possono essere controllati a diversi livelli:

“Nuove voci – Liste (Ascolta)”: Qui si definisce come le nuove voci vengono aggiunte automaticamente alla prima colonna (ad esempio Nuovo o Pool). Nel processo di vendita, per esempio, si definisce una rubrica specifica “Sales-Incoming”. Nello sviluppo del software o nella gestione dei reclami, l’area tematica, la categoria o la versione del prodotto.
“Azione sul cambio di colonna – cambia il biglietto”: Puoi definire su ogni colonna se un’azione deve essere eseguita quando la voce viene spostata in questa colonna. Per esempio, “aggiungere l’utente come responsabile che afferra il compito” o “cambiare lo stato del biglietto in “test”” quando la voce viene spostata in questa colonna. Inoltre, si possono anche impostare responsabilità fisse per la fase del processo o responsabilità dalla swimlane corrispondente. Se lo si desidera, si può anche fare in modo che i compiti completati vengano rimossi automaticamente dalla lavagna.
“Cambio di un biglietto – spostamento nella scheda”: Inoltre, puoi anche definire nell’area “Liste (ascolto)” come le voci esistenti della scheda sono automaticamente spostate tra le colonne. Concretamente: Uno sviluppatore imposta un ticket “Work in Progress” dalla scheda Kanban allo stato “testing” con un commento su ciò che deve essere testato. Il biglietto viene automaticamente spostato nella colonna “test” della scheda. Questo risparmia tempo e sforzi extra se il biglietto viene comunque elaborato.

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Principi di base e pratiche fondamentali del Kanban

Principi di base del Kanban:

Inizia con quello che stai facendo adesso – semplice introduzione
Evolvere attraverso piccoli passi/evolutivi
Considerare gli attuali processi, ruoli e responsabilità
Incoraggiare a mostrare la leadership ad ogni livello dell’organizzazione

Pratiche fondamentali di Kanban:

Visualizzazione di compiti e processi (flusso di lavoro)
Limitare il “lavoro in corso” (WIP) e i compiti concomitanti
Misurazione e controllo del processo
Definire tutte le regole e la terminologia del processo
Cicli di feedback e revisioni regolari
Processi di miglioramento continuo nel team e nel flusso dei processi

Testimonianze dei clienti

Martin Reinhardt

Capo del dipartimento Kommunale Immobilien Jena DV-TK

Abbiamo scelto EGroupware perché la soluzione ha fatto l’impressione più matura tra le soluzioni open source al momento della decisione. Usiamo i moduli calendario, infolog, rubrica e sincronizzazione…
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Mika Alexander Hoppe

SISU security.service Sicherheitsdienst

Dopo confronti dettagliati su vari portali Internet, l’EPL si è distinto come un software eccellente, moderno e altamente sviluppato con un design attraente, come una perfetta soluzione a…
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Frank Michel

Michel Ingenieure GmbH

Con EGroupware EPL abbiamo una soluzione software con la quale possiamo inviare e-mail, elaborare indirizzi, svolgere compiti amministrativi e organizzare informazioni e dati indipendentemente dal luogo. Siamo flessibili…
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