Trasformare il caos in convenienza: Il viaggio dell’azienda agricola giovanile Elsental con InfoLog di EGroupware

La fattoria della gioventù di Elsental, vicino a Stoccarda, in Germania, si affida a EGroupware non solo per la contabilità, ma anche per la prenotazione di attività ricreative. Circa due anni fa, hanno implementato un sistema di registrazione con EGroupware. I genitori possono ora iscrivere i propri figli a pause pranzo, campi vacanze o lezioni di equitazione.

Per più di cinque anni, EGroupware è stato un assistente prezioso nell’ufficio della
Jugendfarm Elsental
soprattutto per la contabilità, la gestione dei contatti e degli appuntamenti. Circa quattro anni fa, il team di Youth Farm ha deciso di coinvolgere maggiormente EGroupware e di utilizzarlo anche per altri compiti. Come primo passo, hanno reso possibile la registrazione via e-mail e negli ultimi due anni i genitori hanno potuto registrarsi come utenti di EGroupware. Ora possono prenotare pranzi, lezioni di equitazione o campi di vacanza per i loro figli direttamente nel groupware. Questo ha semplificato notevolmente il processo di prenotazione.

Abbiamo parlato con Steffi Hudoffsky, assistente amministrativa dell’ufficio della fattoria, e Christoph Boehm, responsabile informatico della Youth Farm. Ci hanno spiegato come funziona la loro soluzione e come ha funzionato il passaggio al sistema di registrazione completamente automatizzato.

Il potere del software open source nell’amministrazione

La Fattoria della Gioventù di Elsental offre un’ampia gamma di attività: equitazione, pranzi con e senza supervisione dei compiti, vari programmi di vacanza – ci sono cose in corso alla fattoria tutto l’anno. A gennaio 2023, i bambini della fattoria sono circa 430; in totale, tra i 600 e i 700 bambini partecipano alle attività della fattoria dei giovani durante tutto l’anno.

Quando i genitori iscrivono i propri figli a una o più attività di Elsental, non solo indicano il nome e l’età dei bambini, ma anche importanti informazioni su intolleranze alimentari, allergie e contatti di emergenza. Il team gestisce tutti questi dati in EGroupware, nonché gli indirizzi dei membri dell’associazione, dei partner di cooperazione, delle autorità, delle scuole, ecc. Christoph Boehm, che si occupa dell’IT presso Elsental, conosce e utilizza EGroupware dal 2006. “Dove è possibile, in azienda utilizziamo software open source”, spiega. “Questo include EGroupware, che è il cuore del nostro IT”.

La sua collega Steffi Hudoffsky, dell’ufficio della fattoria, si occupa della manutenzione dei dati in EGroupware insieme a un’altra dipendente part-time dell’amministrazione. “Fino a due anni fa, questo comportava molto lavoro manuale”, riferisce l’autrice. “Durante le giornate di registrazione, le persone facevano la fila già dalle 8 del mattino per poter consegnare i loro appunti scritti alle 14.00. Poi smistavamo i documenti e trasferivamo i dati in EGroupware a mano”.

Utilizzo della posta elettronica per semplificare le attività

Era necessaria una nuova soluzione: perché non estendere quella esistente? Per prima cosa, il team dell’azienda agricola si è occupato della procedura di registrazione. “Queste interminabili pratiche burocratiche erano scomode per tutte le persone coinvolte”, afferma Steffi Hudoffsky. “A partire dal 2019, i genitori hanno quindi potuto registrare i propri figli via e-mail”. Tutte le informazioni sui genitori, sui loro figli e sulle attività agricole prenotate sono state inizialmente memorizzate nella rubrica di EGroupware. Tuttavia, il personale si è subito reso conto che non era una grande idea.

“La rubrica era completamente gonfia”, sospira Steffi Hudoffsky. “Registravamo tutte le informazioni nel campo dei contatti, compreso se un bambino arrivava in anticipo o in ritardo a un’attività, se la famiglia aveva una carta bonus e così via. Ci siamo subito resi conto che non potevamo mappare il tutto in questo modo”. Nel gennaio 2021, quindi, è iniziata una ricostruzione fondamentale, alla quale ha contribuito il nostro supporto EGroupware. Da allora, l’InfoLog registra le attività prenotate, i nomi e le date di nascita dei bambini, le dichiarazioni di consenso dei genitori all’archiviazione dei dati e delle foto, eventuali malattie, allergie o intolleranze e altro ancora.

InfoLog di EGroupware: Il cambio di rotta per le prenotazioni

“Abbiamo anche ridisegnato l’intero processo di registrazione in modo che i genitori possano registrarsi come utenti con la nostra istanza di EGroupware”, racconta Christoph Boehm. “Per noi è un enorme sollievo che i genitori ora prenotino autonomamente gli eventi e le attività a cui partecipano i loro figli”.