La fatturazione elettronica diventa facile con EGroupware

Il 1° gennaio 2025 sono in arrivo grandi cambiamenti. Grazie alla legge tedesca sulle opportunità di crescita, la fatturazione elettronica (o fatturazione elettronica) diventerà obbligatoria per le transazioni B2B in Germania. Cosa significa per te? Niente più pile di fatture cartacee, solo flussi di lavoro digitali semplificati.

La fatturazione elettronica rende la vita molto più semplice. Invece di avere a che fare con fatture cartacee o PDF statici, i dati delle fatture vengono inseriti direttamente nel sistema in un formato strutturato e leggibile. Niente più elaborazione manuale, niente più errori: solo un flusso di lavoro digitale fluido dall’inizio alla fine. Per questo motivo abbiamo creato lo strumento perfetto per aiutarti: l’E-book. E-Invoice App per

la nostra soluzione Groupware. Con questa applicazione, puoi creare e ricevere facilmente fatture elettroniche pienamente conformi allo standard europeo EN 16931. Che si tratti di XRechnung (formato XML) o ZUGFeRD (un formato ibrido PDF/XML), i tuoi dati vengono generati automaticamente nel formato giusto e puoi personalizzare il layout del PDF per adattarlo al tuo stile.

Le regole della Germania sulla fatturazione elettronica del 2025: Cosa deve sapere la tua azienda

Le fatture elettroniche devono essere create, trasmesse e lette in un formato elettronico strutturato per consentire un’elaborazione digitale senza interruzioni. Importante: un semplice file PDF non è sufficiente: non è considerato una fattura elettronica conforme alla legge! A partire dal 2025, le nuove regole entreranno in vigore. Tutte le aziende nazionali che gestiscono transazioni B2B in Germania dovranno ricevere ed elaborare fatture elettroniche. Ma non preoccuparti, sono previste alcune disposizioni transitorie:

Nel 2025 e 2026, le fatture cartacee e altri formati elettronici saranno ancora consentiti, ma solo con il consenso del destinatario.
A partire dal 2027, questa eccezione si applicherà solo alle imprese con un fatturato annuo pari o inferiore a 800.000 euro (sulla base dei dati del 2026).
Anche le fatture EDI (fatture elettroniche scambiate tramite un sistema di interscambio elettronico di dati) rimarranno consentite fino al 2027, a patto che il destinatario sia d’accordo.

Il tuo abbinamento perfetto: La nuova app per la fatturazione elettronica di EGroupware

Hai già un software di contabilità? O stai pensando di acquistarne uno? Recentemente, molti utenti di EGroupware ci hanno chiesto se hanno davvero bisogno di un altro strumento, magari legato a un costoso modello di abbonamento. Perché complicare le cose? L’App per la fatturazione elettronica è qui per semplificare il tuo flusso di lavoro. È stata progettata per integrarsi perfettamente nel tuo ambiente EGroupware e per rendere il passaggio alla fatturazione elettronica il più agevole possibile. Abbiamo iniziato lo sviluppo a fine novembre dopo aver scoperto una libreria PHP in grado di generare XML per le fatture elettroniche. Meno di tre settimane dopo, il 14 dicembre, l’applicazione era pronta. I pacchetti corrispondenti per la versione 23.1 di EGroupware sono già stati creati e l’applicazione è disponibile sia come anteprima per le installazioni on-premises che nelle ultime versioni cloud.

Tieni presente una cosa: L’applicazione è disponibile esclusivamente come parte della nostra Enterprise Line (EPL). Sebbene non sia inclusa nella Community Edition (CE), gli utenti della EPL hanno accesso a questo potente strumento e a una serie di altre funzioni premium.

Creare fatture in modo semplice: Un rapido tour dell’applicazione

Troverai la nuova App di fatturazione elettronica nella barra laterale di sinistra, sotto la voce Fatture. Con un solo clic si apre la finestra principale, dove tutte le fatture inviate e importate sono visualizzate in una tabella organizzata. Puoi ordinare la tabella in base alle intestazioni delle colonne, come N. fattura/Data, Acquirente, Venditore o Oggetto, per trovare rapidamente ciò che ti serve. Per creare una nuova fattura, clicca su Aggiungi. In alternativa, puoi caricare e rivedere le fatture elettroniche (XML strutturato o PDF con allegato XML) utilizzando il pulsante Importa. Quando imposti una nuova fattura, inserisci i dettagli come l’oggetto, il periodo di fatturazione e il tipo di fattura nella parte superiore della finestra di dialogo. Attualmente è disponibile solo lafattura commerciale380, ma a gennaio arriveranno altri tipi come la nota di credito (381) e la fattura corretta (384). Puoi anche assegnare una categoria – personalizzata o da un elenco predefinito – insieme al numero e alla data della fattura. Finché la fattura è in stato di bozza, puoi modificare tutti i dettagli secondo le tue esigenze. Questo ti dà la flessibilità necessaria per assicurarti che tutto sia accurato. Tuttavia, una volta cliccato sul pulsante Emetti, la fattura è definitiva. Prima di salvare la fattura, viene visualizzata una richiesta di conferma, dopodiché la maggior parte dei campi diventa di sola lettura e non può essere modificata. Una funzione utile è l’area delle Note, dove puoi aggiungere commenti come la data di un sollecito di pagamento o di un avviso di mora. Ecco un consiglio: passa il mouse sull’etichetta di un campo per vedere un tooltip che mostra il numero del campo XML corrispondente. Ad esempio, il numero della fattura è BT-1, il periodo di fatturazione è BT-73 e il tipo di fattura è BT-3. Piuttosto utile, vero?

Voci, acquirenti e altro: Completare la fattura

Nella parte inferiore della finestra di dialogo puoi mettere a punto la fattura utilizzando diverse schede:

Posizioni: Aggiungi qui i prodotti o i servizi. Ogni voce include campi standard come posizione, articolo, descrizione, quantità, prezzo e IVA. Gli articoli vengono salvati automaticamente nel database per essere riutilizzati in futuro. I numeri di posizione sono assegnati automaticamente ma possono essere modificati manualmente se necessario.
Somma: Questa scheda fornisce una panoramica dell’IVA, degli sconti, degli arrotondamenti e dei supplementi. È inoltre possibile calcolare i pagamenti anticipati e tutti i totali vengono calcolati automaticamente.
Pagamento: Inserisci i riferimenti, i numeri di progetto, i dettagli del contratto e i termini di pagamento, come sconti o scadenze.
Acquirente: Seleziona le informazioni sull’acquirente direttamente dalla rubrica di EGroupware o aggiungi manualmente altri contatti. Se necessario, puoi anche inserire campi opzionali come la partita IVA e il codice fiscale.
Note: Aggiungi osservazioni che possono far parte della fattura o essere utilizzate solo per uso interno.
Collegamenti: Allega file, seleziona documenti dal file manager o collegati a voci di altre applicazioni EGroupware come InfoLog o il Project Manager.

Flessibile e personalizzata: Configurare l’app

Vai su Admin / App configurazione nella barra laterale di sinistra per adattare l’applicazione di fatturazione elettronica alle tue esigenze aziendali. Su la voce Generale puoi impostare il formato dei numeri di fattura. Per impostazione predefinita, i numeri di fattura vengono assegnati automaticamente in sequenza quando imposti lo stato su Rilasciato. Prefer a custom format, like project-based numbering? No problem—you can configure it here. If you’re switching to the app mid-year, simply input the last invoice number you used, and the numbering will continue seamlessly. Alternatively, you can skip setting a format and assign invoice numbers manually.

Puoi anche definire fino a tre standard venditori, compreso il loro indirizzo, le coordinate bancarie e le informazioni fiscali. Specifica quali partner commerciali aggiuntivi ti servono, come acquirenti, clienti finali o destinatari alternativi delle fatture. Le informazioni sui partner possono essere selezionate dalla rubrica e i campi personalizzati, ad esempio i numeri dei clienti o gli ID IVA, possono essere assegnati in base alle necessità.

Per un controllo ancora maggiore, puoi decidere se il tuo team contabile può scegliere solo venditori predefiniti, cercare nella rubrica o modificare i dettagli dei contatti. Grazie ai campi e alle impostazioni personalizzabili, l’app si adatta perfettamente ai tuoi flussi di lavoro.

Crea le tue fatture: Modelli e segnaposti

La parte PDF della fattura è completamente personalizzabile: puoi progettarla esattamente come vuoi, anche utilizzando l’applicazione integrata Collabora Online. Puoi aggiungere il tuo logo, organizzare i dati in base alle tue esigenze e definire il layout, compresa la tabella delle voci della fattura. Nel frattempo, la parte XML viene generata automaticamente in un formato standardizzato e integrata nel PDF come parte del formato ZUGFeRD. Abbiamo incluso un modello pronto all’uso che puoi adattare al tuo stile. Tutti i modelli sono salvati nella cartella /templates/fatture in formato.odt. Se hai salvato più modelli in questa cartella, puoi facilmente selezionarne uno da un menu a tendina durante la creazione di una fattura.

Un’ottima funzione è rappresentata dai segnaposto, che puoi incorporare facilmente nei tuoi modelli. I segnaposto sono variabili di testo racchiuse tra doppie parentesi graffe, come {{InvoiceId} } o {{InvoiceNo}}. La maggior parte dei segnaposto preleva i dati direttamente dal database, ma puoi anche utilizzare funzioni come le condizioni If-Then-Else. Queste ti permettono di gestire cose come la rimozione degli spazi vuoti o l’aggiunta di interruzioni di riga quando vengono riempiti campi specifici. L’elenco completo dei segnaposto disponibili si trova alla voce Fatture / Segnaposto.

Cosa succederà? Le prossime funzionalità dell’app per la fatturazione elettronica

Al momento, devi ancora scaricare le fatture elettroniche e allegarle manualmente a un’e-mail. Ma questo sta per cambiare! Stiamo lavorando per consentire l’invio di email direttamente dall’app di fatturazione elettronica. Questo includerà modelli di email personalizzabili per attività come l’invio di fatture o promemoria di pagamento, anche in più lingue. Grazie ai segnaposto, potrai personalizzare queste email, aggiungendo numeri di fattura, dettagli dell’ordine o nomi di contatti direttamente nell’oggetto o nel corpo dell’email. Stiamo sviluppando continuamente l’app di fatturazione elettronica e ci sono molte altre funzioni pratiche nella nostra lista di cose da fare nei prossimi mesi:

Importa e visualizza le fatture direttamente dall’App Email.
Copia rapidamente le fatture esistenti per le attività ricorrenti.
Opzioni di importazione aggiuntive, come i file CSV.
Rapporti avanzati e funzioni di esportazione per un’analisi più approfondita.
Integrazione perfetta con altre app di EGroupware, come Time Sheets, per trasferire direttamente i dati registrati nelle fatture.

Hai altre idee o esigenze specifiche? Facci sapere! Che si tratti di integrazioni con strumenti di contabilità o sistemi bancari o di altre personalizzazioni, siamo qui per aiutarti. Ci impegniamo a migliorare continuamente l’app per adattarla perfettamente al tuo flusso di lavoro quotidiano.

Una soluzione intelligente per un ufficio online intelligente

L’app per la fatturazione elettronica di EGroupware offre una soluzione pratica e flessibile che soddisfa i requisiti legali e aiuta a digitalizzare i processi aziendali. Grazie ai layout personalizzabili e al supporto di diversi formati, l’app è uno strumento prezioso per le aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole imprese alle grandi organizzazioni. Hai domande o vuoi provare l’app in prima persona? Contattaci! Saremo lieti di fornirti una versione di prova, di illustrarti le funzioni o di ascoltare i tuoi suggerimenti. Inviaci un messaggio: non vediamo l’ora di entrare in contatto con te!