Collaborazione intelligente: EGroupware e Managed DAVx⁵ migliorano la produttività del Comune di Jena

Il Comune di Jena utilizza EGroupware come soluzione groupware principale da oltre 15 anni. Circa due anni fa, i fornitori di servizi IT hanno implementato Managed DAVx⁵ per i dipendenti da utilizzare sui loro smartphone, che ha sincronizzato con successo calendari e contatti tramite CalDAV/CardDAV tra EGroupware e i loro dispositivi mobili.

Per le moderne esigenze lavorative, è fondamentale che i dipendenti abbiano accesso alle informazioni di lavoro in qualsiasi momento e ovunque. Questo è stato un fattore importante nella scelta della soluzione groupware per l’amministrazione comunale di Jena. Da oltre dieci anni e mezzo EGroupware è la soluzione centrale per la collaborazione tra team.
Per offrire ai dipendenti un accesso ancora più semplice e flessibile ai propri dati, circa due anni fa è stato introdotto il Managed DAVx⁵ per gli smartphone. Con questa applicazione, i dipendenti sincronizzano i calendari e le rubriche tramite CalDAV/CardDAV tra EGroupware e i loro telefoni cellulari. Florian Zeps, ingegnere di sistemi per le telecomunicazioni, è responsabile dell’implementazione del nuovo software a Jena e della connessione degli smartphone. Gli abbiamo chiesto quali sono i vantaggi della nuova soluzione e come sta procedendo la migrazione.

DAVx⁵ o DAVx⁵ gestito: Qual è la differenza?

Finora l’amministrazione comunale ha utilizzato SmoothSync per sincronizzare le rubriche e gli appuntamenti. Tuttavia, questa applicazione non è compatibile con le attuali versioni di Android e quindi non sarà più disponibile per la sincronizzazione tra EGroupware e gli smartphone dei dipendenti. DAVx⁵ offre un’alternativa. DAVx⁵ sincronizza in modo affidabile appuntamenti e rubriche tra dispositivi Android ed EGroupware tramite CalDAV/CardDAV.

Tuttavia, trattandosi di un programma autonomo, le aziende che distribuiscono le app sui dispositivi dei dipendenti tramite sistemi MDM/EMM devono affrontare un problema di DAVx⁵. Per far fronte a questo problema, il progetto Managed DAVx⁵

Tuttavia, DAVx⁵ è un programma indipendente: le aziende e le organizzazioni che distribuiscono le app sui dispositivi dei dipendenti attraverso i sistemi MDM/EMM devono affrontare un problema. Per risolvere questo problema, Managed DAVx⁵ offre un’alternativa a chi non vuole permettere agli utenti di acquistare le licenze individualmente. Gli sviluppatori di EGroupware e Managed DAVx⁵ hanno collaborato per creare una soluzione che gestisce centralmente le licenze Managed DAVx⁵.

L’applicazione Managed DAVx⁵ rende disponibili CalDAV (per i calendari e gli elenchi di cose da fare) e CardDAV (per le rubriche) su Android Enterprise e offre ulteriori funzionalità aziendali come la distribuzione di massa, le impostazioni preconfigurabili, e marchio aziendale.

DAVx⁵ gestito e EGroupware per i dipendenti comunali

Oltre 450 dispositivi utilizzato da comunale personale devono essere equipaggiati con il appropriato applicazioni per i singoli dipartimenti.per esempio, L’ufficio per l’ordine pubblico, ad esempio, ha bisogno di un software diverso da quello dell’ufficio per l’assistenza ai giovani, e il dipartimento per i servizi ai cittadini ha bisogno di applicazioni diverse da quelle del dipartimento di pianificazione urbana. Adottare Android Enterprise comporta un cambiamento nell’app store: all applicazioni sono ora disponibili solo tramite Google Play gestito, e gli amministratori hanno il controllo su quali applicazioni possono installare sugli smartphone.

A partire dal dicembre 2022, 146 dispositivi a Jena hanno già stati con Android Enterprise e Managed DAVx⁵, e sono già stati sono collegati a EGroupware Server CalDAV/CardDAV. Per altri 329 smartphone, la migrazione è ancora in corso. Florian Zeps afferma che il motivo per cui questi smartphone non utilizzano ancora il nuovo utilizzare la nuova configurazione Managed DAVx⁵ ed EGroupware non è dovuto a problemi di software, ma piuttosto all’attuale carenza di fornitura da parte dei produttori di hardware.

Cosa si intende esattamente per sincronizzazione?

Oltre alla telefonia, gli smartphone di tutti i dipendenti devono essere sincronizzati regolarmente e automaticamente con EGroupware. Oltre alle e-mail, alle rubriche e ai calendari, ciò riguarda anche l’InfoLog. Grazie al “coltellino svizzero” di EGroupware, i dipendenti possono definire semplici elenchi di cose da fare e compiti complessi, stabilire date di scadenza e delegare compiti ad altri utenti. L’InfoLog tiene aggiornati tutti i dipendenti, perché li informa anche dei cambiamenti.

Quando si sincronizzano le rubriche, è fondamentale tenere presente che sono coinvolti dati personali di altre persone. Soprattutto sugli smartphone, le app di vari produttori cercano di accedere alle rubriche. Per evitare che ciò accada, EGroupware offre una soluzione intelligente: a parte le informazioni di contatto necessarie, nulla deve essere memorizzato nei campi standard del groupware. Esistono invece campi definiti dall’utente che non sono sincronizzati.

L’accesso ai file in EGroupware è possibile anche tramite il protocollo WebDAV grazie a Managed DAVx⁵. Questo permette ai dipendenti comunali di caricare file nel groupware, scaricarli, modificarli o cancellarli. È inoltre possibile collaborare sui file con più utenti contemporaneamente.

La sicurezza prima di tutto!

Il dipartimento informatico del Comune di Jena decide quali applicazioni possono essere installate sui dispositivi. Gli smartphone possono essere bloccati in modo che i dipendenti non possano installare nulla da soli. Con il sistema MDM/EMM utilizzato in Jena, è possibile configurare le app di conseguenza e limitarle se necessario. Anche la disattivazione dei servizi di localizzazione, cioè la disattivazione del GPS, è importante per alcuni dipartimenti. “In generale, cerchiamo di limitare le autorizzazioni delle applicazioni al minimo indispensabile, in modo che non cedano dati personali ad altre applicazioni”, spiega Florian Zeps.

Se necessario, è possibile cancellare gli smartphone persi o rubati con Remote Wipe. Una volta che il dispositivo viene riacceso e ha accesso a Internet, l’EMM/MDM consente di rimuovere le restrizioni predefinite in modo che gli amministratori possano intraprendere ulteriori azioni.

EGroupware e Managed DAVx⁵: una grande squadra!

A Jena, sia i dipendenti del Comune che gli utenti sono soddisfatti. “Raramente ho visto qualcosa di così semplice come Managed DAVx⁵. Tutto funziona alla perfezione”, afferma Florian Zeps. “Il lavoro di squadra con EGroupware è ottimo. E se mai ci fosse stato un intoppo durante la nostra migrazione, i dipartimenti di supporto del produttore erano lì per noi e ci hanno offerto aiuto”.

La combinazione di Managed DAVx⁵ ed EGroupware a Jena ha portato vantaggi ai fornitori di servizi IT e ai dipendenti. I fornitori di servizi IT possono gestire le licenze in una posizione centrale, mentre i dipendenti della città beneficiano della sincronizzazione degli appuntamenti e delle rubriche, oltre che di ulteriori funzionalità. La nuova soluzione è flessibile e orientata al futuro e offre una gestione sicura ed efficiente dei dispositivi mobili.

Avete domande su EGroupware o sul funzionamento del nostro groupware con Managed DAVx⁵? Non esitate a contattarci per discutere dell’implementazione di questa soluzione per la vostra azienda o organizzazione.