Collaboration intelligente : EGroupware et Managed DAVx⁵ améliorent la productivité du conseil municipal de Jena.

Le conseil municipal d’Iéna utilise EGroupware comme solution principale de groupware depuis plus de 15 ans. Il y a environ deux ans, les fournisseurs de services informatiques ont mis en œuvre Managed DAVx⁵ pour que les employés l’utilisent sur leurs smartphones, ce qui a permis de synchroniser avec succès les calendriers et les contacts via CalDAV/CardDAV entre EGroupware et leurs appareils mobiles.

Pour répondre aux exigences du travail moderne, il est essentiel que les employés aient accès aux informations professionnelles à tout moment et en tout lieu. C’était un facteur important lors du choix de la solution de groupware pour l’administration de la ville d’Iéna. EGroupware y est la solution centrale pour la collaboration d’équipe depuis plus d’une décennie et demie.
Pour offrir aux employés un accès encore plus facile et flexible à leurs données, Managed DAVx⁵ a été introduit pour les smartphones il y a environ deux ans. Avec cette application, les employés synchronisent les calendriers et les carnets d’adresses via CalDAV/CardDAV entre EGroupware et leurs téléphones portables. Florian Zeps, ingénieur système pour les télécommunications, est chargé de déployer le nouveau logiciel à Iéna et de connecter les smartphones. Nous l’avons interrogé sur les avantages de la nouvelle solution et sur le déroulement de la migration.

DAVx⁵ ou DAVx⁵ géré : Quelle est la différence ?

Jusqu’à présent, l’administration de la ville utilisait SmoothSync pour synchroniser les carnets d’adresses et les rendez-vous. Cependant, cette application n’est pas compatible avec les versions actuelles d’Android et ne sera donc plus disponible pour la synchronisation entre EGroupware et les smartphones des employés. DAVx⁵ offre une alternative. DAVx⁵ synchronise les rendez-vous et les carnets d’adresses de manière fiable entre les appareils Android et EGroupware via CalDAV/CardDAV.

Mais, étant un programme autonome, les entreprises qui déploient des applications sur les appareils de leurs employés par le biais de systèmes MDM/EMM sont confrontées à un problème de DAVx⁵. Pour y remédier, la direction du DAVx⁵

Cependant, DAVx⁵ est un programme autonome – les entreprises et les organisations qui déploient des applications sur les appareils de leurs employés par le biais de systèmes MDM/EMM sont confrontées à un problème. Pour remédier à cela, Managed DAVx⁵ offre une alternative à ceux qui ne veulent pas permettre aux utilisateurs d’acheter des licences individuellement. Les développeurs d’EGroupware et de Managed DAVx⁵ se sont associés pour créer une solution qui gère de manière centralisée les licences de Managed DAVx⁵.

L’application Managed DAVx⁵ rend CalDAV (pour les calendriers et les listes de tâches) et CardDAV (pour les carnets d’adresses) disponibles sur Android Enterprise et offre des fonctionnalités d’entreprise supplémentaires telles que le déploiement de masse, les paramètres préconfigurables, et l’image de marque de l’entreprise.

DAVx⁵ géré et EGroupware pour les employés municipaux

Plus de 450 appareils utilisé par municipal personnel doivent être équipés de la approprié des applications pour les différents départements.par exemple, le bureau de l’ordre public, par exemple, a besoin d’un logiciel différent de celui du bureau de l’aide à la jeunesse, et le département des services aux citoyens a besoin d’applications différentes de celles du département de l’urbanisme. Adopter Android Enterprise implique un changement dans l’app store : aes applications sont désormais uniquement disponibles via le Google Play géré, et les administrateurs ont le contrôle sur quelles applications peuvent être installées sur les smartphones.

Depuis décembre 2022, 146 dispositifs à Jena ont déjà été équipés d’Android Enterprise et de Managed DAVx⁵, et sont sont connectés à d’EGroupware Serveur CalDAV/CardDAV. Pour 329 autres smartphones, la migration est toujours en cours. Florian Zeps dit que la raison pour laquelle ces smartphones ne sont pas encore n’utilisent pas encore la nouvelle configuration Managed DAVx⁵ et EGroupware n’est pas due à des problèmes de logiciel, mais plutôt à des pénuries actuelles de l’offre des fabricants de matériel.

Qu’est-ce qui est exactement synchronisé ?

En plus de la téléphonie, les smartphones de tous les employés doivent effectuer une synchronisation régulière et automatique avec EGroupware. Outre les courriels, les carnets d’adresses et les calendriers, cela concerne également l’InfoLog. Grâce au « couteau suisse » d’EGroupware, les employés peuvent définir des listes de tâches simples comme des tâches complexes, déterminer des dates d’échéance et déléguer des tâches à d’autres utilisateurs. L’InfoLog permet à tous les employés de rester à jour, car il les informe également des changements.

Lors de la synchronisation de carnets d’adresses, il est essentiel de garder à l’esprit que des données personnelles d’autres personnes sont en jeu. En particulier sur les smartphones, les applications de différents fabricants tentent d’accéder aux carnets d’adresses. Pour éviter cela, EGroupware propose une solution intelligente : à part les informations de contact nécessaires, rien ne doit être stocké dans les champs standard du collecticiel. Au lieu de cela, il existe des champs définis par l’utilisateur qui ne sont pas synchronisés.

L’accès aux fichiers dans EGroupware est également possible via le protocole WebDAV grâce à Managed DAVx⁵. Les employés de la ville peuvent ainsi télécharger des fichiers vers le collecticiel, les télécharger, les modifier ou les supprimer. La collaboration sur des fichiers avec plusieurs utilisateurs simultanément est également possible.

La sécurité avant tout !

Le service informatique de la mairie de Jena décide des applications qui peuvent être installées sur les appareils. Les smartphones peuvent être verrouillés afin que les employés ne soient pas autorisés à installer quoi que ce soit eux-mêmes. Grâce au système MDM/EMM utilisé dans Jena, il est possible de configurer les applications en conséquence et de les restreindre si nécessaire. La désactivation des services de localisation, c’est-à-dire la désactivation du GPS, est également importante pour certains services. « En général, nous essayons de limiter les autorisations des applications au strict minimum afin qu’elles ne transmettent pas de données personnelles à d’autres applications », explique Florian Zeps.

Si nécessaire, il serait possible d’effacer les smartphones perdus ou volés grâce à l’effacement à distance. Une fois qu’un appareil est rallumé et qu’il a accès à Internet, l’EMM/MDM permet de supprimer les restrictions par défaut afin que les administrateurs puissent prendre d’autres mesures.

EGroupware et Managed DAVx⁵ : une grande équipe !

À Iéna, tant les employés de la mairie que les usagers sont satisfaits. « J’ai rarement vu quelque chose d’aussi simple que le DAVx⁵ géré. Tout fonctionne parfaitement », déclare Florian Zeps. « Le travail d’équipe avec EGroupware est formidable. Et si jamais il y avait un contretemps quelque part pendant notre migration, les services de support du fabricant étaient là pour nous et nous ont proposé leur aide. »

La combinaison de Managed DAVx⁵ et d’EGroupware à Iéna a apporté des avantages pour les fournisseurs de services informatiques et pour les employés. Les fournisseurs de services informatiques peuvent gérer les licences à partir d’un emplacement central, tandis que les employés de la ville bénéficient de la synchronisation de leurs rendez-vous et de leurs carnets d’adresses, ainsi que de fonctionnalités supplémentaires. La nouvelle solution, flexible et tournée vers l’avenir, offre une gestion sûre et efficace des appareils mobiles.

Avez-vous des questions sur EGroupware ou sur la façon dont notre groupware fonctionne avec Managed DAVx⁵ ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de la mise en œuvre de cette solution pour votre entreprise ou organisation.