Transformer le chaos en commodité : Le voyage de la Ferme des Jeunes d’Elsental avec InfoLog d’EGroupware

La ferme pour jeunes Elsental, près de Stuttgart, en Allemagne, fait confiance à EGroupware, non seulement pour la comptabilité, mais aussi pour la réservation d’activités de loisirs. Il y a environ deux ans, ils ont mis en place un système d’enregistrement avec EGroupware. Les parents peuvent désormais inscrire leurs enfants à la pause déjeuner, à des camps de vacances ou à des cours d’équitation.

Depuis plus de cinq ans, EGroupware est un assistant précieux dans le bureau du
Jugendfarm Elsental
notamment pour la comptabilité, la gestion des contacts et des rendez-vous. Il y a environ quatre ans, l’équipe de la Ferme des Jeunes a décidé de s’impliquer davantage dans EGroupware et de l’utiliser également pour d’autres tâches. Dans un premier temps, ils ont rendu possible l’inscription par courrier électronique et, depuis deux ans, les parents peuvent s’inscrire en tant qu’utilisateurs d’EGroupware. Ils peuvent désormais réserver des déjeuners, des cours d’équitation ou des colonies de vacances pour leurs enfants directement dans le collecticiel. Cela a considérablement simplifié le processus de réservation.

Nous nous sommes entretenus avec Steffi Hudoffsky, assistante administrative au bureau de la ferme, et Christoph Boehm, responsable informatique de la ferme des jeunes. Ils nous ont expliqué comment leur solution fonctionne et comment s’est déroulé le passage au système d’enregistrement entièrement automatisé.

Le pouvoir des logiciels libres dans l’administration

La ferme pour jeunes de l’Elsental propose un large éventail d’activités : équitation, déjeuner avec ou sans surveillance des devoirs, divers programmes de vacances – il se passe des choses à la ferme toute l’année. En janvier 2023, il y a environ 430 enfants de la ferme ; au total, entre 600 et 700 enfants participent aux activités de la Ferme des Jeunes tout au long de l’année.

Lorsque les parents inscrivent leurs enfants à une ou plusieurs activités à Elsental, ils fournissent non seulement le nom et l’âge de leurs enfants, mais aussi des informations importantes sur les intolérances alimentaires, les allergies et les contacts d’urgence. L’équipe gère toutes ces données dans EGroupware ainsi que les adresses des membres de l’association, des partenaires de coopération, des autorités, des écoles, etc. Christoph Boehm, qui s’occupe de l’informatique chez Elsental, connaît et utilise EGroupware depuis 2006. « Dans la mesure du possible, nous utilisons des logiciels libres à la ferme », dit-il. « Cela inclut EGroupware, qui est au cœur de notre informatique ».

Sa collègue Steffi Hudoffsky du bureau de la ferme s’occupe de la maintenance des données dans EGroupware avec un autre employé à temps partiel dans l’administration. « Jusqu’à il y a deux ans, cela impliquait beaucoup de travail manuel », rapporte-t-elle. « Lors des journées d’inscription, les gens faisaient déjà la queue dès 8 heures du matin pour pouvoir remettre leurs notes écrites à 14 heures. Nous avons ensuite trié les papiers et transféré les données dans EGroupware à la main. »

Utilisation du courrier électronique pour simplifier les tâches

Une nouvelle solution était nécessaire – alors pourquoi ne pas étendre la solution existante ? Tout d’abord, l’équipe de la ferme s’est occupée de la procédure d’enregistrement. « Cette paperasse sans fin était gênante pour toutes les personnes concernées », explique Steffi Hudoffsky. « À partir de 2019, les parents ont donc pu inscrire leurs enfants par courriel. » Toutes les informations sur les parents, leurs enfants et les activités agricoles qu’ils ont réservées étaient initialement stockées dans le carnet d’adresses d’EGroupware. Cependant, le personnel a rapidement réalisé que ce n’était pas une si bonne idée.

« Le carnet d’adresses était totalement gonflé », soupire Steffi Hudoffsky. « Nous avons enregistré toutes les informations dans le champ de contact, notamment si un enfant est arrivé en avance ou en retard à une activité, si la famille avait une carte bonus, etc. Nous avons rapidement réalisé que nous ne pouvions pas cartographier de cette façon. » En janvier 2021, une reconstruction fondamentale a donc commencé, à laquelle notre support EGroupware a contribué. Depuis lors, l’InfoLog a enregistré les activités réservées, les noms et dates de naissance des enfants, les déclarations de consentement des parents pour le stockage des données et les photos, les éventuelles maladies, allergies ou intolérances, etc.

InfoLog d’EGroupware : Le changement de jeu pour les réservations

« Nous avons également repensé l’ensemble du processus d’inscription afin que les parents puissent s’inscrire eux-mêmes comme utilisateurs de notre instance EGroupware », nous dit Christoph Boehm. « Pour nous, c’est un énorme soulagement que les parents fassent désormais eux-mêmes les réservations pour les événements et les activités auxquels leurs enfants participent. »