« Comme un grand couteau suisse »

« Depuis les débuts d’EGroupware, Pixelegg a été associé à cette solution, d’abord en tant qu’utilisateur, puis en tant que co-concepteur et partenaire de vente et de support. Toute personne qui connaît une demande de tant de côtés a naturellement aussi des souhaits.

Stefan Reinhardt a une rareté sur les tablettes : le premier manuel d’EGroupware. Depuis plus de dix ans maintenant, l’agence Pixelegg de Viernheim près de Mannheim, qu’il a fondée et dirigée, utilise cette solution de collaboration. À l’époque, il cherchait en fait quelque chose d’autre pour son entreprise, à savoir un logiciel de gestion de projets et de gestion d’adresses – et à sa grande surprise, il l’a trouvé dans un collecticiel. « La fonctionnalité, c’était la version communautaire à l’époque, nous l’avons trouvée très bonne pour l’époque », se souvient Reinhardt. « Esthétiquement, ce n’était pas très bien conçu, mais nous avons fait avec. »

En attendant, Pixelegg utilise la solution sous la licence d’entreprise (EPL) « more-than-groupware ». Il est basé sur la variante Linux Univention Corporate Server (UCS) ; LDAP est utilisé pour l’administration et l’authentification des utilisateurs. Il est connecté à une base de données MySQL et au serveur web Apache.

Pixelegg Informatik & Design GmbH a un double domaine d’activité. Tout d’abord, il s’agit d’une agence Typo3 qui produit et gère des sites web pour les entreprises, les autorités locales et d’autres organisations de la région. D’autre part, c’est un partenaire d’Univention qui vend, met en place et soutient EGroupware sur une base UCS pour ces utilisateurs et organise les cours de formation correspondants.

Au sein de l’entreprise, Pixelegg utilise bien plus que les fonctions réelles du collecticiel. Le gestionnaire de projet et le système Infolog, avec lequel diverses informations peuvent être connectées dans EGroupware, sont particulièrement importants. Cela s’applique, par exemple, à un projet, de la demande à la mise en œuvre et au soutien continu :

Pixelegg a créé des modèles pour des projets de différentes envergures dans le gestionnaire de projets EGroupware. Ces modèles contiennent déjà les étapes nécessaires, le temps nécessaire prévu et les tâches à accomplir, qui sont déjà attribuées à certains employés. Après un réglage fin, les employés n’ont plus qu’à cocher ce qui a été fait dans le journal d’information. En même temps, il serait transparent si les choses se resserraient quelque part.

En même temps, un journal de projet est créé en reprenant certaines informations, dans lequel le client peut vérifier l’état d’avancement de sa commande. Cet agenda de projet est en fait une fonctionnalité de CRM qui comprend plus que la gestion des données de contact. Elle énumère plutôt ce que Pixelegg a fait pour un client. « Lorsque nous faisons ou modifions quelque chose dans le projet, nous l’écrivons dans le journal ouvert au client », explique Reinhardt. « Ainsi, le client est toujours à jour. C’est cool. »

Pixelegg EGroupware a également adapté d’autres fonctionnalités plus précisément à ses propres besoins. De cette manière, les courriers électroniques peuvent être liés à des modèles de divers documents, par exemple pour les lettres de motivation ou les offres. Il y a des évaluations et des statistiques. Deux stagiaires de Pixelegg fournissent la preuve de leur formation par le biais d’un journal d’information utilisant des feuilles de temps, qui sont créées comme modèles.

De plus, les employés de Pixelegg utilisent EGroupware sur leurs smartphones Apple et Android. « Cela fonctionne parfaitement », rapporte Reinhardt. « Mais nous l’utilisons davantage pour la lecture ou pour les votes du calendrier. Pour d’autres tâches, nous préférons généralement le bureau ».

Ceci est le résultat de la diversité des fonctionnalités d’EGroupware. Reinhardt : « C’est comme un couteau suisse très épais. » Et Pixelegg a traité plus intensivement le problème de la manière de garder la vue d’ensemble. Les habitants de Viernheim ont été directement impliqués dans une large mesure dans le développement de la nouvelle interface utilisateur d’EGroupware.

Néanmoins, Pixelegg constate dans les projets et les formations que l’étendue des fonctionnalités et leur mise en relation représentent un obstacle pour les utilisateurs. « EGroupware n’est pas aussi simple que Word, mais ressemble plus à Photoshop », compare Reinhardt. « Elle ne s’explique pas d’elle-même pour les utilisateurs finaux. Il faut s’impliquer, et soudain il y a de grandes choses qui rendent le travail beaucoup plus facile ».

Bien sûr, les utilisateurs finaux ont initialement quelque chose comme Outlook en tête. « Au plus tard lorsque votre iPhone synchronise les rendez-vous avec les documents qui y sont liés, plus personne ne parlera d’Outlook », rapporte Reinhardt. Selon son expérience, la gestion de documents est particulièrement populaire auprès des utilisateurs, d’autant plus que de nombreux clients de Pixelegg travaillent dans des lieux distribués. « Lorsqu’ils travaillent ensemble sur un document, ils avaient beaucoup de mal à envoyer les choses par e-mail, ou des problèmes de synchronisation. C’est fini chez EGroupware. Il y a quelques fonctions de bang qui ne peuvent pas être remplies.

Du point de vue des administrateurs, Reinhardt rend compte de trois expériences : Premièrement, EGroupware est mature et stable. Deuxièmement, les processus sont faciles à mettre en place. Et troisièmement, l’effort de maintenance est faible. Par exemple, un client a récemment réussi à passer à EGroupware 17.1 sur la base d’un SCU « en quelques clics ». « Je n’ai jamais vu une administration aussi heureuse. »

Néanmoins, Reinhardt a également des souhaits pour le développement futur d’EGroupware. En tant qu’utilisateur, il n’a pas la possibilité de gérer activement un projet ou de faire une Mêlée dans le gestionnaire de projet. « C’est suffisant pour une gestion de projet pure. Ce serait bien d’avoir un tableau sur lequel je pourrais faire défiler les différentes étapes du projet et obtenir une représentation visuelle du projet ».

Sur la base de l’expérience des clients, il propose de réduire l’interface utilisateur. Il peut être utile de supprimer les icônes inutiles sans supprimer la fonction cachée derrière elles. Dans un premier temps, cela permettrait aux utilisateurs finaux d’utiliser plus facilement EGroupware. Plus tard, les icônes ont pu être restaurées et des fonctions supplémentaires nécessaires entre-temps ont pu être ouvertes ».

« Je voudrais, je voudrais, je pourrais », dit Reinhardt, « Je pense qu’EGroupware est vraiment rond. »

Pixelegg est, depuis plus de dix ans, l’agence Typo3 Pixelegg de Viernheim près de Mannheim.

www.pixelegg.de