Facturación electrónica más fácil con EGroupware

El 1 de enero de 2025 se avecinan grandes cambios. Gracias a la Ley alemana de Oportunidades de Crecimiento, la facturación electrónica (o e-factura) será obligatoria para las transacciones B2B en Alemania. ¿Qué significa esto para ti? No más pilas de facturas en papel, sino flujos de trabajo digitales racionalizados.

La facturación electrónica te hace la vida mucho más fácil. En lugar de tratar con facturas en papel o PDF estáticos, los datos de tus facturas van directamente a tu sistema en un formato estructurado y legible por máquina. Se acabó el procesamiento manual, se acabaron los errores: sólo un flujo de trabajo digital fluido de principio a fin. Por eso hemos creado la herramienta perfecta para ayudarte: el programa E-Invoicing App para

nuestra solución Groupware. Con esta aplicaciónpuedes crear y recibir fácilmente facturas electrónicas que cumplan plenamente la norma de la UE EN 16931. Tanto si se trata de XRechnung (formato XML) o ZUGFeRD (un formato híbrido PDF/XML), tus datos se generan automáticamente en el formato adecuado, y puedes personalizar el diseño del PDF para que se ajuste a tu estilo.

Normas alemanas de facturación electrónica para 2025: Lo que tu empresa debe saber

Las facturas electrónicas deben crearse, transmitirse y leerse en un formato electrónico estructurado para permitir un procesamiento digital sin fisuras. Importante: un simple archivo PDF no es suficiente: ¡no se considera una factura electrónica conforme a la ley! A partir de 2025, entrarán en vigor las nuevas normas. Todas las empresas nacionales que realicen transacciones B2B en Alemania estarán obligadas a recibir y procesar facturas electrónicas. Pero no te preocupes, existen algunas disposiciones transitorias:

En 2025 y 2026, las facturas en papel y otros formatos electrónicos seguirán estando permitidos, pero sólo con el consentimiento del destinatario.
A partir de 2027, esta excepción sólo se aplica a las empresas con unos ingresos anuales iguales o inferiores a 800.000 euros (sobre la base de las cifras de 2026).
Las facturas EDI (facturas electrónicas intercambiadas mediante un sistema de Intercambio Electrónico de Datos) también seguirán estando permitidas hasta 2027, siempre que el destinatario esté de acuerdo.

Tu pareja perfecta: La nueva aplicación de facturación electrónica de EGroupware

¿Tienes ya un programa de contabilidad? ¿O estás pensando en adquirir uno? Recientemente, muchos usuarios de EGroupware nos han preguntado si realmente necesitan otra herramienta más, posiblemente una vinculada a un costoso modelo de suscripción. ¿Por qué complicar las cosas? La aplicación de facturación electrónica está aquí para simplificar tu flujo de trabajo. Está diseñada para integrarse perfectamente en tu entorno EGroupware y facilitar al máximo la transición a la facturación electrónica. Empezamos a desarrollarla a finales de noviembre, tras descubrir una biblioteca PHP capaz de generar XML para facturas electrónicas. Menos de tres semanas después, el 14 de diciembre, la aplicación estaba lista. Ya se han creado los paquetes correspondientes para la versión 23.1 de EGroupware, y la aplicación está disponible tanto en versión preliminar para instalaciones locales como en las últimas versiones en la nube.

Una cosa a tener en cuenta: La aplicación está disponible exclusivamente como parte de nuestra Línea Empresarial (EPL). Aunque no está incluida en la Edición Comunidad (CE), los usuarios de la EPL tienen acceso a esta potente herramienta junto con otras muchas funciones premium.

Crear facturas de forma sencilla: Una visita rápida a la aplicación

Encontrarás la nueva Aplicación de Facturación Electrónica en la barra lateral izquierda, bajo Facturas. Un solo clic abre la ventana principal, donde todas tus facturas enviadas e importadas se muestran en una tabla organizada. Puedes ordenar la tabla por encabezados de columna -como Nº de factura/Fecha, Comprador, Vendedor o Asunto- para encontrar rápidamente lo que necesitas. Para crear una nueva factura, haz clic en Añadir. También puedes cargar y revisar facturas electrónicas (XML estructurado o PDF con archivo adjunto XML) utilizando el botón Importar. Cuando configures una nueva factura, introduce detalles como el asunto, el periodo de facturación y el tipo de factura en la mitad superior de la ventana de diálogo. Actualmente, sólo está disponiblela factura comercial380, pero otros tipos como la nota de crédito (381) y la factura corregida (384 ) llegarán en enero. También puedes asignar una categoría -personalizada o de una lista predefinida- junto con el número y la fecha de la factura. Mientras la factura esté en estado borrador, puedes ajustar todos los detalles que necesites. Esto te da flexibilidad para asegurarte de que todo es correcto. Sin embargo, una vez que haces clic en el botón Emitir, la factura está finalizada. Aparece un mensaje de confirmación antes de guardarla y, después, la mayoría de los campos pasan a ser de sólo lectura y no se pueden modificar. Una función útil es el área de Notas, donde puedes añadir comentarios, como la fecha de un recordatorio de pago o un aviso de vencimiento. Un truco profesional: pasa el ratón por encima de la etiqueta de un campo para ver un tooltip que muestra el número de campo XML correspondiente. Por ejemplo, el número de factura es BT-1, el periodo de facturación es BT-73 y el tipo de factura es BT-3. Muy útil, ¿verdad?

Partidas, compradores y más: Cómo completar tu factura

La mitad inferior del diálogo es donde puedes ajustar tu factura utilizando varias pestañas:

Posiciones: Añade aquí productos o servicios. Cada partida incluye campos estándar como posición, artículo, descripción, cantidad, precio e IVA. Los artículos se guardan automáticamente en la base de datos para reutilizarlos en el futuro. Los números de posición se asignan automáticamente, pero pueden ajustarse manualmente si es necesario.
Suma: Esta pestaña proporciona una visión general del IVA, los descuentos, los importes de redondeo y los recargos. También se pueden tener en cuenta los anticipos, y todos los totales se calculan automáticamente.
Pago: Introduce referencias, números de proyecto, detalles del contrato y condiciones de pago como descuentos o fechas de vencimiento.
Comprador: Selecciona la información del comprador directamente de la libreta de direcciones de EGroupware o añade manualmente contactos adicionales. También puedes rellenar campos opcionales como el CIF y el NIF si es necesario.
Observaciones: Añade observaciones que pueden formar parte de la factura o ser sólo para uso interno.
Enlaces: Adjunta archivos, selecciona documentos del gestor de archivos o enlaza a entradas de otras apps de EGroupware, como InfoLog o el Gestor de Proyectos.

Flexible y Personalizada: Configurar la aplicación

Dirígete a Admin / Aplicación configuración en la barra lateral izquierda para adaptar la Aplicación de Facturación Electrónica a las necesidades de tu empresa. En la página General puedes configurar el formato de los números de factura. Por defecto, los números de factura se asignan automáticamente en secuencia cuando estableces el estado en Publicado. Prefer a custom format, like project-based numbering? No problem—you can configure it here. If you’re switching to the app mid-year, simply input the last invoice number you used, and the numbering will continue seamlessly. Alternatively, you can skip setting a format and assign invoice numbers manually.

También puedes definir hasta tres estándar vendedores, incluyendo su dirección, datos bancarios e información fiscal. Especifica qué socios comerciales adicionales necesitas, como compradores, clientes finales o destinatarios alternativos de facturas. La información de los socios puede seleccionarse de la libreta de direcciones, y pueden asignarse campos personalizados -por ejemplo, números de cliente o CIF- según sea necesario.

Para un control aún mayor, tú decides si tu equipo de contabilidad sólo puede elegir vendedores predefinidos, buscar en la agenda o editar los datos de los contactos. Con campos y ajustes personalizables, la aplicación se adapta perfectamente a tus flujos de trabajo.

Diseña tus propias facturas: Plantillas y marcadores de posición

La parte PDF de tu factura es totalmente personalizable: puedes diseñarla exactamente como quieras, incluso utilizando la aplicación Collabora Online integrada. Añade tu logotipo, organiza los datos según tus necesidades y define el diseño, incluida la tabla para las partidas de la factura. Mientras tanto, la parte XML se genera automáticamente en un formato estandarizado y se integra perfectamente en el PDF como parte del formato ZUGFeRD. Hemos incluido una plantilla lista para usar que puedes ajustar a tu estilo. Todas las plantillas se guardan en la carpeta /plantillas/facturas en formato.odt. Si has guardado allí varias plantillas, puedes seleccionar una fácilmente en un menú desplegable mientras creas una factura.

Una gran característica son los marcadores de posición, que puedes incorporar fácilmente a tus plantillas. Los marcadores de posición son variables de texto encerradas entre llaves dobles, como {{InvoiceId} } o {{InvoiceNo}}. La mayoría de los marcadores de posición extraen datos directamente de la base de datos, pero también puedes utilizar funciones como las condiciones If-Then-Else. Éstas te permiten manejar cosas como eliminar espacios vacíos o añadir saltos de línea cuando se rellenan campos específicos. Encontrarás una lista completa de los marcadores de posición disponibles en Facturas / Marcadores de posición.

¿Qué viene ahora? Próximas funciones de la aplicación de facturación electrónica

Ahora mismo, todavía tienes que descargar facturas electrónicas y adjuntarlas manualmente a un correo electrónico. Pero eso está a punto de cambiar. Estamos trabajando para habilitar el envío de correos electrónicos directamente desde la aplicación de facturación electrónica. Esto incluirá plantillas de correo personalizables para tareas como el envío de facturas o recordatorios de pago, incluso en varios idiomas. Con los marcadores de posición, podrás personalizar estos correos electrónicos, añadiendo números de factura, detalles del pedido o nombres de contacto directamente en el asunto o en el cuerpo del correo electrónico. Estamos desarrollando continuamente la aplicación de facturación electrónica, y hay muchas funciones prácticas en nuestra lista de tareas pendientes para los próximos meses:

Importa y visualiza facturas directamente desde la aplicación de correo electrónico.
Copia rápidamente facturas existentes para tareas recurrentes.
Opciones de importación adicionales, como archivos CSV.
Informes avanzados y funciones de exportación para un análisis más profundo.
Perfecta integración con otras aplicaciones de EGroupware, como Hojas de horas, para transferir directamente los datos registrados a las facturas.

¿Tienes más ideas o requisitos específicos? ¡Háznoslo saber! Tanto si se trata de integraciones con herramientas de contabilidad o sistemas bancarios, como de otras personalizaciones, estamos aquí para ayudarte. Nos comprometemos a mejorar continuamente la aplicación para que se adapte perfectamente a tu flujo de trabajo diario.

Una solución inteligente para la oficina online inteligente

La aplicación de facturación electrónica de EGroupware ofrece una solución práctica y flexible que cumple los requisitos legales y te ayuda a digitalizar tus procesos empresariales. Con diseños personalizables y compatibilidad con múltiples formatos, la aplicación es una valiosa herramienta para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas a grandes organizaciones. ¿Tienes preguntas o quieres probar la aplicación tú mismo? Ponte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de proporcionarte una versión de prueba, enseñarte las funciones o escuchar tus sugerencias. Envíanos un mensaje: ¡estamos deseando ponernos en contacto contigo!