Transformar el caos en comodidad: El viaje de la granja juvenil Elsental con InfoLog de EGroupware

La granja juvenil Elsental, cerca de Stuttgart (Alemania), confía en EGroupware, no sólo para la contabilidad, sino también para reservar actividades de ocio. Hace unos dos años, implantaron un sistema de registro con EGroupware. Los padres ya pueden inscribir a sus hijos en las pausas para comer, los campamentos de vacaciones o las clases de equitación.

Durante más de cinco años, EGroupware ha sido un asistente inestimable en la oficina del
Jugendfarm Elsental
especialmente para la contabilidad, la gestión de contactos y las citas. Hace unos cuatro años, el equipo de la Granja de la Juventud decidió involucrar más a EGroupware y utilizarlo también para otras tareas. Como primer paso, hicieron posible la inscripción por correo electrónico y, desde hace dos años, los padres pueden registrarse como usuarios de EGroupware. Ahora pueden reservar comidas, clases de equitación o colonias de vacaciones para sus hijos directamente en el groupware. Esto ha simplificado considerablemente el proceso de reserva.

Hablamos con Steffi Hudoffsky, auxiliar administrativa de la oficina de la granja, y Christoph Boehm, responsable informático de la Granja Juvenil. Nos explicaron cómo funciona su solución y cómo funcionó el cambio al sistema de registro totalmente automatizado.

El poder del software de fuente abierta en la administración

La Granja Juvenil Elsental ofrece una amplia gama de actividades: paseos a caballo, comidas con y sin supervisión de los deberes, diversos programas de vacaciones… en la granja hay cosas que hacer durante todo el año. En enero de 2023, hay aproximadamente 430 niños en la granja; un total de entre 600 y 700 niños participan en las actividades de la Granja Juvenil a lo largo del año.

Cuando los padres inscriben a sus hijos en una o varias actividades en Elsental, no sólo envían el nombre y la edad de sus hijos, sino también información importante sobre intolerancias alimentarias, alergias y contactos de emergencia. El equipo gestiona todos estos datos en EGroupware, así como las direcciones de los miembros de la asociación, socios colaboradores, autoridades, escuelas, etc. Christoph Boehm, responsable de TI en Elsental, conoce y utiliza EGroupware desde 2006. «Siempre que es posible, utilizamos software de código abierto en la granja», afirma. «Eso incluye EGroupware, que está en el corazón de nuestras TI».

Su colega Steffi Hudoffsky, de la oficina de la granja, se encarga del mantenimiento de datos en EGroupware junto con otro empleado a tiempo parcial en administración. «Hasta hace dos años, esto implicaba mucho trabajo manual», informa. «Durante los días de inscripción, la gente ya hacía cola desde las 8 de la mañana para poder entregar sus notas escritas a las 2 de la tarde. Luego ordenábamos el papeleo y transferíamos los datos a EGroupware a mano».

Utilizar el correo electrónico para simplificar tareas

Era necesaria una nueva solución, así que ¿por qué no ampliar la existente? En primer lugar, el equipo de la granja se encargó del procedimiento de registro. «Este papeleo interminable era un inconveniente para todos los implicados», dice Steffi Hudoffsky. «A partir de 2019, por tanto, los padres pudieron inscribir a sus hijos por correo electrónico». Toda la información sobre los padres, sus hijos y las actividades agrícolas que reservaban se almacenaba inicialmente en la libreta de direcciones de EGroupware. Sin embargo, el personal no tardó en darse cuenta de que no era tan buena idea.

«La libreta de direcciones estaba totalmente hinchada», suspira Steffi Hudoffsky. «Registrábamos toda la información en el campo de contacto, incluido si un niño llegaba pronto o tarde a una actividad, si la familia tenía una tarjeta de bonificación, etcétera. Enseguida nos dimos cuenta de que así no podíamos hacer mapas». Por lo tanto, en enero de 2021 comenzó una reconstrucción fundamental, en la que ayudó nuestro soporte de EGroupware. Desde entonces, el InfoLog ha registrado las actividades reservadas, los nombres y fechas de nacimiento de los niños, las declaraciones de consentimiento de los padres para el almacenamiento de datos y fotos, cualquier enfermedad, alergia o intolerancia, etc.

InfoLog de EGroupware: El cambio de juego para las reservas

«También hemos rediseñado todo el proceso de inscripción para que los padres puedan registrarse como usuarios en nuestra instancia de EGroupware», nos cuenta Christoph Boehm. «Para nosotros es un gran alivio que los padres hagan ahora sus propias reservas para los actos y actividades en los que participan sus hijos».