Colaboración inteligente: EGroupware y Managed DAVx⁵ mejoran la productividad en el Ayuntamiento de Jena

El Ayuntamiento de Jena lleva más de 15 años utilizando EGroupware como su principal solución de groupware. Hace unos dos años, los proveedores de servicios informáticos implantaron Managed DAVx⁵ para que los empleados lo utilizaran en sus smartphones, lo que ha permitido sincronizar con éxito calendarios y contactos a través de CalDAV/CardDAV entre EGroupware y sus dispositivos móviles.

Para los requisitos del trabajo moderno, es crucial que los empleados tengan acceso a la información laboral en cualquier momento y lugar. Este fue un factor importante a la hora de elegir la solución de groupware para la administración municipal de Jena. EGroupware ha sido la solución central para la colaboración en equipo durante más de una década y media.
Para ofrecer a los empleados un acceso aún más fácil y flexible a sus datos, hace unos dos años se introdujo Managed DAVx⁵ para smartphones. Con esta aplicación, los empleados sincronizan calendarios y libretas de direcciones a través de CalDAV/CardDAV entre EGroupware y sus teléfonos móviles. Florian Zeps, ingeniero de sistemas de telecomunicaciones, es el responsable del despliegue del nuevo software en Jena y de la conexión de los smartphones. Le preguntamos por las ventajas de la nueva solución y cómo va la migración.

DAVx⁵ o DAVx⁵ gestionado: ¿Cuál es la diferencia?

Hasta ahora, la administración municipal utilizaba SmoothSync para sincronizar las libretas de direcciones y las citas. Sin embargo, esta aplicación no es compatible con las versiones actuales de Android y, por lo tanto, ya no estará disponible para la sincronización entre EGroupware y los smartphones de los empleados. DAVx⁵ ofrece una alternativa. DAVx⁵ sincroniza citas y libretas de direcciones de forma fiable entre dispositivos Android y EGroupware a través de CalDAV/CardDAV.

Pero, al ser un programa independiente, las empresas que despliegan apps en los dispositivos de sus empleados a través de sistemas MDM/EMM se enfrentan a un problema con el DAVx⁵. Para solucionarlo, el DAVx gestionado⁵

Sin embargo, DAVx⁵ es un programa independiente: las empresas y organizaciones que despliegan aplicaciones en los dispositivos de sus empleados a través de sistemas MDM/EMM se enfrentan a un problema. Para solucionarlo, Managed DAVx⁵ ofrece una alternativa a quienes no desean que los usuarios adquieran licencias individualmente. Los desarrolladores de EGroupware y Managed DAVx⁵ se han asociado para crear una solución que gestiona de forma centralizada las licencias de Managed DAVx⁵.

La aplicación Managed DAVx⁵ hace que CalDAV (para calendarios y listas de tareas) y CardDAV (para libretas de direcciones) estén disponibles en Android Enterprise y ofrece funciones empresariales adicionales, como despliegue masivo, ajustes preconfigurables, y la marca de la empresa.

DAVx⁵ gestionado y EGroupware para empleados municipales

En 450 dispositivos utilizado por municipal personal necesitan estar equipados con el apropiado aplicaciones para los distintos departamentos-por ejemplo, La oficina de orden público, por ejemplo, necesita un software diferente al de la oficina de bienestar juvenil, y el departamento de servicios a los ciudadanos necesita aplicaciones diferentes a las del departamento de urbanismo. Adoptar Android para empresas implica un cambio en la tienda de aplicaciones: aólo están disponibles a través de Google Play gestionado, y los administradores tener control sobre qué aplicaciones de aplicaciones instalarse en los smartphones.

En diciembre de 2022, 146 dispositivos de Jena tienen ya sido equipados con Android Enterprise y Managed DAVx⁵, y están conectados a EGroupware Servidor CalDAV/CardDAV. Para otros 329 smartphones, la migración sigue pendiente. Florian Zeps dice que la razón por la que estos smartphones aún no están y EGroupware no se debe a problemas de software, sino a la actual escasez de suministro de hardware por parte de los fabricantes.

¿Qué es exactamente la sincronización?

Además de la telefonía, todos los smartphones de los empleados deben realizar una sincronización periódica y automática con EGroupware. Aparte de los correos electrónicos, las libretas de direcciones y los calendarios, esto también afecta al InfoLog. Gracias a la «navaja suiza» de EGroupware, los empleados pueden definir listas de tareas pendientes sencillas, así como tareas complejas, determinar fechas de vencimiento y delegar tareas en otros usuarios. El InfoLog mantiene al día a todos los empleados, porque también les informa de los cambios.

Al sincronizar libretas de direcciones, es fundamental tener en cuenta que están en juego datos personales de otras personas. Especialmente en los smartphones, las aplicaciones de varios fabricantes intentan acceder a las libretas de direcciones. Para evitarlo, EGroupware ofrece una solución inteligente: aparte de la información de contacto necesaria, no debe almacenarse nada en los campos estándar del programa de trabajo en grupo. En cambio, hay campos definidos por el usuario que no están sincronizados.

El acceso a los archivos en EGroupware también es posible a través del protocolo WebDAV gracias a Managed DAVx⁵. Esto permite a los empleados municipales cargar archivos en el programa de trabajo en grupo, descargarlos, editarlos o eliminarlos. También es posible colaborar en archivos con varios usuarios simultáneamente.

¡La seguridad ante todo!

El departamento informático del Ayuntamiento de Jena decide qué aplicaciones pueden instalarse en los dispositivos. Los smartphones pueden bloquearse para que los empleados no puedan instalar nada por sí mismos. Con el sistema MDM/EMM utilizado en Jena, es posible configurar las aplicaciones en consecuencia y restringirlas si es necesario. Desactivar los servicios de localización, es decir, desactivar el GPS, también es importante para algunos departamentos. «En general, intentamos limitar los permisos de las aplicaciones al mínimo para que no cedan datos personales a otras aplicaciones», dice Florian Zeps.

Si fuera necesario, sería posible borrar smartphones perdidos o robados con Remote Wipe. Una vez que el dispositivo se vuelve a encender y tiene acceso a Internet, el EMM/MDM permite eliminar las restricciones predeterminadas para que los administradores puedan tomar otras medidas.

EGroupware y Managed DAVx⁵: ¡un gran equipo!

En Jena, tanto los empleados del ayuntamiento como los usuarios están contentos. «Pocas veces he visto algo tan sencillo como Managed DAVx⁵. Todo funciona a la perfección», afirma Florian Zeps. «El trabajo en equipo con EGroupware es estupendo. Y si en algún momento hubo algún contratiempo durante nuestra migración, los departamentos de asistencia del fabricante estuvieron a nuestro lado y nos ofrecieron ayuda.»

La combinación de Managed DAVx⁵ y EGroupware en Jena ha aportado ventajas a los proveedores de servicios informáticos y a los empleados. Los proveedores de servicios informáticos pueden gestionar las licencias en una ubicación central, mientras que los empleados de la ciudad se benefician de la sincronización de sus citas y libretas de direcciones, así como de otras funciones adicionales. La nueva solución, flexible y orientada al futuro, ofrece una gestión segura y eficaz de los dispositivos móviles.

¿Tiene alguna pregunta sobre EGroupware o sobre cómo funciona nuestro groupware con Managed DAVx⁵? No dude en ponerse en contacto con nosotros para hablar de la implantación de esta solución en su empresa u organización.