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Gestionar los flujos de trabajo con Kanban

En EGroupware EPL puede controlar los procesos de forma fácil e inteligente con la nueva aplicación Kanban. El método Kanban es adecuado para los procesos de venta, la organización de proyectos, el desarrollo de software o la gestión de otros servicios.

El núcleo de Kanban es la visualización y la limitación de las tareas que deben realizarse simultáneamente. En cuanto se liberan las capacidades, un empleado «escoge» una tarea del pool y la pasa a «Trabajo en curso».

Pruebe ahora 30 días gratisPresentación de Kanban
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Tareas

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Entradas

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Proyectos

CRM-Integración

Gestión de archivos

Correo electrónico

Ejemplo práctico del proceso de venta

En el vídeo se puede ver un tablero Kanban y los flujos de trabajo utilizando el ejemplo de un proceso de ventas para adquirir nuevos clientes.

Por supuesto, tienes que adaptar el proceso, las libretas de direcciones o los tipos de Infolog a tus procesos. Tan pronto como se cree el tablero y se hayan discutido los procesos con los equipos de ventas correspondientes, el proceso puede comenzar.

Tiene sentido planificar directamente las revisiones y los procesos de mejora en el equipo de ventas. A continuación, adapte su tablero en función de los comentarios del equipo de ventas.

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Definir el tablero Kanban

En el primer paso, se define un nombre para su tablero Kanban, las aplicaciones que se utilizarán y los grupos que tendrán acceso al tablero. Por defecto, se crean 3 columnas: «Nuevo (Pool)», «En curso» y «Hecho». Puede cambiar el nombre, eliminar, cambiar los colores o añadir nuevas columnas en cualquier momento.

Además, se pueden crear los llamados swimlanes, ya sea para categorizar el proceso o para visualizar las diferentes responsabilidades. A un swimlane también se le asigna un título y, si es necesario, un color y derechos de acceso. Los derechos de acceso aquí controlan quién está autorizado a mover entradas en este swimlane.

La regla general es: mantener el tablero lo más sencillo y claro posible, con un uso eficaz.

Los favoritos de Kanban

    • Solicitudes autorizadas

.

  • Permisos
  • Descripción de la tarjeta
  • Los tableros como favoritos

Diseño Kanban

  • Diseño libre de las columnas y los swimlanes: Número, colores,
    Designaciones/nombres.
  • Las aplicaciones de EGroupware disponibles y las autorizaciones de acceso
    pueden ser configuradas.
  • Los derechos de acceso para las
  • Los derechos de acceso para los swimlanes se pueden establecer por separado.
  • Los mapas se mueven entre columnas (y swimlanes) por DnD.
    movido.
  • Los mapas se mueven entre columnas (y swimlanes) por DnD.
  • Las columnas y los swimlanes se pueden colapsar haciendo clic en el
    pueden ser colapsados haciendo clic en la designación.
  • .

Columnas de ordenación y swimlanes

    • Posible mediante DnD en la edición del tablero.

.

    • El asa se encuentra en la parte delantera.

.

Elementos a través de DnD en un tablero Kanban

    • Por ejemplo, arrastra un contacto de dirección a la pestaña Kanban y desde ahí puedes «soltar» el elemento en la columna correspondiente

.

    • DnD también funciona entre otros módulos (cuando tiene sentido)

.

Control del proceso en el tablero Kanban

Los procesos pueden controlarse a diferentes niveles:

  • «Nuevas entradas – Listas (Escuchar)»: Aquí se define cómo se añaden automáticamente las nuevas entradas a la primera columna (por ejemplo, Nuevo o Pool). En el proceso de ventas, por ejemplo, se define una libreta de direcciones específica «Ventas-Entradas». En el desarrollo de software o la gestión de reclamaciones, el área temática, la categoría o la versión del producto.
  • «Acción al cambiar de columna – cambia la entrada»: Puede definir en cada columna si se debe realizar una acción cuando la entrada se desplace a esta columna. Por ejemplo, «añadir el usuario como responsable que agarra la tarea» o «cambiar el estado del ticket a «probando»» cuando la entrada se mueve en esta columna. Además, también se pueden establecer responsabilidades fijas para el paso del proceso o responsabilidades del swimlane correspondiente. Si se desea, también se pueden eliminar automáticamente del tablero las tareas completadas.
  • «Cambio de una entrada – desplazamiento en el tablero»: Además, también puede definir en el área «Listas (escucha)» cómo se desplazan automáticamente las entradas existentes del tablero entre las columnas. Concretamente: Un desarrollador establece un ticket de «Trabajo en curso» del tablero Kanban al estado «probando» con un comentario sobre lo que hay que probar. El billete se mueve automáticamente a la columna de «pruebas» en el tablero. Esto ahorra tiempo y esfuerzo adicional si el billete se está procesando de todos modos.

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Principios básicos y prácticas fundamentales de Kanban

Principios básicos de Kanban:

  • Comience con lo que está haciendo ahora mismo: una simple introducción
  • Evolucionar a través de pequeños pasos evolutivos
  • Considerar los procesos, funciones y responsabilidades actuales
  • Fomentar la demostración de liderazgo en todos los niveles de la organización

Prácticas básicas de Kanban:

  • Visualización de tareas y procesos (flujo de trabajo)
  • Limitar el «trabajo en curso» (WIP) y las tareas concurrentes
  • Medición y control de procesos
  • Definir todas las normas y la terminología del proceso
  • Revisiones periódicas de la información y de los resultados
  • Procesos de mejora continua en el equipo y flujo de procesos

Testimonios de clientes

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