«Como una gran navaja suiza»

«Desde los inicios de EGroupware, Pixelegg ha estado asociado a esta solución, primero como usuario, luego como codiseñador y como socio de ventas y soporte. Quien conoce una aplicación desde tantos puntos de vista, naturalmente también tiene deseos.

Stefan Reinhardt tiene una rareza en la estantería: el primer manual de EGroupware. Desde hace más de diez años, la agencia Typo3 Pixelegg de Viernheim, cerca de Mannheim, que él fundó y dirigió, utiliza esta solución de colaboración. En realidad, en ese momento estaba buscando otra cosa para su empresa, concretamente un software para la gestión de proyectos y direcciones, y para su sorpresa lo encontró en un software de grupo. «La funcionalidad, era la versión comunitaria en ese momento, nos pareció muy buena para la época», recuerda Reinhardt. «Estéticamente, eso no estaba tan bien diseñado, pero lo hemos solucionado».

Por su parte, Pixelegg utiliza la solución bajo la licencia de empresa (EPL) «más que el software de grupo». Se basa en la variante de Linux Univention Corporate Server (UCS); se utiliza LDAP para la administración y autenticación de usuarios. Está conectado a una base de datos MySQL y al servidor web Apache.

Pixelegg Informatik & Design GmbH tiene un doble campo de actividad. En primer lugar, es una agencia Typo3 que produce y mantiene sitios web para empresas, autoridades locales y otras organizaciones de la región. Por otro lado, es un socio de Univention que vende, instala y da soporte a EGroupware sobre la base de UCS para dichos usuarios y organiza los correspondientes cursos de formación.

Dentro de la empresa, Pixelegg utiliza mucho más que las funciones propias del groupware. Especialmente importantes son el gestor de proyectos y el sistema Infolog, con el que se pueden conectar diversas informaciones en EGroupware. Esto se aplica, por ejemplo, a un proyecto, desde la solicitud hasta la ejecución y el apoyo continuo:

Pixelegg ha creado plantillas para proyectos de diferente alcance en el EGroupware Projectmanager. Estas plantillas ya contienen los pasos necesarios, el tiempo previsto y las tareas que deben realizarse, que ya están asignadas a determinados empleados. Tras la puesta a punto, los empleados sólo tienen que marcar lo que se ha hecho en el registro de información. Al mismo tiempo, sería transparente si las cosas se pusieran difíciles en alguna parte.

Al mismo tiempo, se crea un diario de proyecto que recoge cierta información, en el que el cliente puede comprobar el avance de su pedido. Esta agenda de proyectos es en realidad una funcionalidad de CRM que incluye algo más que la gestión de los datos de los contactos. Más bien, enumera lo que Pixelegg ha hecho por un cliente. «Cuando hacemos o cambiamos algo en el proyecto, lo escribimos en la agenda abierta al cliente», explica Reinhardt. «Así el cliente está siempre al día. Eso es genial».

Pixelegg EGroupware también ha adaptado otras funcionalidades de forma más precisa a sus propias necesidades. De este modo, los correos electrónicos pueden vincularse a las plantillas de diversos documentos, por ejemplo, para cartas de presentación u ofertas. Hay evaluaciones y estadísticas. Dos becarios de Pixelegg aportan pruebas de su formación mediante el registro de información a través de hojas de tiempo, que se crean como plantillas.

Además, los empleados de Pixelegg utilizan EGroupware en sus smartphones Apple y Android. «Esto funciona perfectamente», informa Reinhardt. «Pero lo usamos más para leer o para las votaciones del calendario. Para otras tareas, solemos preferir el escritorio».

Este es el resultado de las diversas funcionalidades de EGroupware. Reinhardt: «Esto es como una navaja suiza muy gruesa». Y Pixelegg se ha ocupado más intensamente del problema de cómo mantener la visión de conjunto. Los habitantes de Viernheim han participado directamente en gran medida en el desarrollo de la nueva interfaz de usuario de EGroupware.

Sin embargo, Pixelegg observa en proyectos y cursos de formación que la amplitud de las funcionalidades y su vinculación representan un obstáculo para los usuarios. «EGroupware no es tan sencillo como Word, sino más bien como Photoshop», compara Reinhardt. «No es autoexplicativo para los usuarios finales. Hay que involucrarse y, de repente, hay cosas estupendas que facilitan mucho el trabajo».

Por supuesto, los usuarios finales tienen inicialmente en mente algo como Outlook. «A más tardar, cuando el iPhone sincronice las citas con los documentos vinculados a él, nadie hablará ya de Outlook», informa Reinhardt. Según su experiencia, la gestión de documentos es especialmente popular entre los usuarios, sobre todo porque muchos clientes de Pixelegg trabajan en lugares distribuidos. «Cuando trabajan juntos en un documento, solían tener muchos problemas para enviar cosas de un lado a otro por correo electrónico, o problemas de sincronización. Esto es en EGroupware. Hay unas cuantas funciones de bang que no pueden ser superadas.

Desde el punto de vista de los administradores, Reinhardt relata tres experiencias: En primer lugar, EGroupware es maduro y estable. En segundo lugar, los procesos son fáciles de establecer. Y en tercer lugar, el esfuerzo de mantenimiento es bajo. Por ejemplo, un cliente consiguió recientemente actualizar a EGroupware 17.1 en base a UCS «con unos pocos clics». «Nunca había visto un administrador tan feliz».

Sin embargo, Reinhardt también tiene deseos de seguir desarrollando el EGroupware. Como usuario echa de menos la posibilidad de una gestión activa del proyecto o de Scrum en el gestor de proyectos. «Es suficiente para una pura gestión de proyectos. Sería estupendo disponer de un tablero en el que pudiera desplazar los pasos individuales del proyecto y obtener una representación visual del mismo».

Basándose en la experiencia de los clientes, sugiere la opción de reducir la interfaz de usuario. Puede ser útil para eliminar los iconos innecesarios sin borrar la función que se esconde detrás de ellos. En principio, esto facilitaría a los usuarios finales el uso de EGroupware. Más tarde, se podrían restaurar los iconos y abrir las funciones adicionales que se necesitaran mientras tanto».

«Quisiera, me gustaría, podría», dice Reinhardt, «creo que EGroupware es realmente redondo».

Pixelegg es desde hace más de diez años, la agencia Typo3 Pixelegg de Viernheim, cerca de Mannheim.

www.pixelegg.de