Vereinfachen Sie die Rechnungsstellung mit der neuen EGroupware App
Zum Jahresende wünscht Ihnen EGroupware alles Gute für die Zukunft – und freut sich, Ihnen die neue E-Rechnungs-Anwendung vorstellen zu können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die App funktioniert, wie Sie sie konfigurieren und wer sie nutzen kann.
Neue E-Rechnngs App in EGroupware jetzt verfügbar
Rechtzeitig zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung zum Jahreswechsel hat EGroupware eine Rechnungsanwendung entwickelt, mit der Sie E-Rechnungen erstellen und empfangen können.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland Pflicht. E-Rechnungen werden in einem definierten, strukturierten und elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen. Sie entsprechen der EU-Norm EN 16931 und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.
Die zwei gängigen Verfahren sind:
- XRechnung: Ein reines XML-Format, Standard für die öffentliche Verwaltung.
- ZUGFeRD: Ein Hybridmodell mit strukturierter XML-Datei und einer lesbaren PDF-Datei.
Wie funktioniert die E-Rechnung von EGroupware?
Der PDF-Teil der Rechnung basiert auf einem anpassbaren Platzhalterdokument, in dem Sie Ihr Logo und alle Daten frei anordnen können, einschließlich der Tabelle mit Rechnungspositionen. Der XML-Teil wird automatisch im standardisierten Format generiert.
In der App-Konfiguration können Sie bis zu drei Standardverkäufer definieren und bei Bedarf weitere Vertragspartner wie Rechnungsempfänger oder Endkunden hinzufügen. Diese Partner lassen sich bequem aus dem Adressbuch auswählen. Zudem legen Sie fest, in welchem benutzerdefinierten Feld des Kontakts z. B. die Kundennummer oder Umsatzsteuer-ID gespeichert wird. Diese Informationen werden automatisch eingefügt, sobald der Kontakt als Käufer ausgewählt wird.
Zahlungsinformationen, Servicezeiträume und allgemeine Texte lassen sich einfach eingeben. Artikel mit Beschreibungen, Mengen, Nettopreisen und Steuersätzen werden in den Rechnungspositionen aufgeführt. Die Mehrwertsteuer sowie der Gesamtpreis werden automatisch berechnet und inklusive einer Aufschlüsselung nach Steuersätzen als Gesamtsumme angezeigt.
Rechnungen können im Entwurfsstatus beliebig bearbeitet oder testweise gedruckt werden. Sobald der Status jedoch auf „Berechnet“ steht, sind Änderungen nicht mehr möglich – die Rechnung kann nur noch storniert werden. Ein Notizfeld bietet Platz für Anmerkungen, etwa das Datum einer Zahlungserinnerung oder Mahnung.
Import von lokalen Rechnungen:
Derzeit können Sie E-Rechnungen (strukturiertes XML oder PDF mit XML) über die Schaltfläche „Importieren“ in die Rechnungs-App importieren und prüfen. Zukünftige Erweiterungen werden es ermöglichen, XML-Rechnungen direkt aus der Mail-App anzuzeigen und zu importieren. Geplant sind zudem zusätzliche Importschnittstellen, Exportoptionen und weitere Berichte.
Die Vollversion der neuen EGroupware EPL App ist ab sofort verfügbar. Kontaktieren Sie uns gerne für eine Testversion, eine Präsentation der App oder bei Fragen und Anregungen.
Frohe Weihnachten und ein erfolgreiches neues Jahr
Das Jahr neigt sich dem Ende zu – eine Zeit, um Erfolge zu würdigen und globale Herausforderungen zu reflektieren. Zusammenarbeit, Vertrauen und gemeinsame Ziele sind wichtiger denn je. Wie in den vergangenen Jahren unterstützen wir mit unserer Weihnachtsspende die Indien-Hilfsorganisation „Nalam“ und leisten so einen kleinen Beitrag zur Sicherheit, Bildung und Gesundheit von Waisenkindern in Andhra Pradesh.
Wir wünschen Ihnen und Ihren Familien eine besinnliche Weihnachtszeit und einen erfolgreichen Start ins Jahr 2025. Wir freuen uns darauf, im neuen Jahr gemeinsam spannende Projekte umzusetzen!
Mit freundlichen Grüßen aus Kaiserslautern
Ihr EGroupware-Team