Smarte Lösung: EGroupware und Managed DAVx⁵ in der Stadtverwaltung Jena

Seit mehr als 15 Jahren ist EGroupware die zentrale Groupware-Lösung bei der Stadtverwaltung Jena. Vor etwa zwei Jahren haben die verantwortlichen IT-Dienstleister Managed DAVx⁵ für die Smartphones der Mitarbeitenden eingeführt. Seitdem synchronisiert die App Kalender und Adressbücher per CalDAV/CardDAV zwischen EGroupware und den Handys der Angestellten.

In der heutigen Arbeitswelt ist es unerlässlich, dass Mitarbeitende jederzeit und von überall auf ihre Arbeitsdaten zugreifen können. Das war auch ein wichtiger Faktor bei der Wahl der Groupware-Lösung für die Stadtverwaltung Jena. Seit mehr als 15 Jahren ist EGroupware dort die zentrale Lösung für die Zusammenarbeit im Team.

Um den Zugriff auf die Daten für die Mitarbeitenden noch einfacher und flexibler zu gestalten, wurde vor etwa zwei Jahren Managed DAVx⁵ für die Smartphones eingeführt. Mit dieser App synchronisieren die Angestellten Kalender und Adressbücher per CalDAV/CardDAV zwischen EGroupware und ihren Handys. Verantwortlich für das Ausrollen der neuen Software in Jena und die Anbindung der Smartphones ist Florian Zeps, Systemtechniker für Telekommunikation. Wir haben bei ihm nachgefragt, welche Vorteile die neue Lösung bietet und wie die Umstellung klappt.

DAVx⁵ oder Managed DAVx⁵: Was ist der Unterschied?

Zum Abgleich der Adressbücher und Termine hat die Stadtverwaltung bislang SmoothSync eingesetzt. Diese App ist allerdings unter aktuellen Android-Versionen nicht lauffähig und steht damit für das Synchronisieren zwischen EGroupware und den Smartphones der Angestellten künftig nicht mehr zur Verfügung. Als Alternative bietet sich DAVx⁵ an. DAVx⁵ synchronisiert zuverlässig Termine und Adressbücher über CalDAV/CardDAV zwischen Android-Geräten und EGroupware.

Dabei handelt es sich allerdings um ein Einzelbenutzerprogramm – Unternehmen und Organisationen, die Apps per MDM/EMM-System auf die Geräte der Mitarbeitenden ausrollen, stehen damit vor einem Problem. Wer nicht erlauben möchte, dass Benutzer*innen einzeln Lizenzen erwerben, kann stattdessen Managed DAVx⁵ verwenden. Die EGroupware-Entwickler und die Managed-DAVx⁵-Entwickler haben sich zusammengesetzt und eine Lösung implementiert, die es ermöglicht, die Managed-DAVx⁵-Lizenzen an einer zentralen Stelle zu verwalten.

Die Managed DAVx⁵ App macht CalDAV (für Kalender und Aufgabenlisten) und CardDAV (für Adressbücher) auf Android Enterprise verfügbar und bietet Zusatzfunktionen wie Massenbereitstellung, vorkonfigurierbare Einstellungen und Unternehmens-Branding.

Managed DAVx⁵ und EGroupware für städtische Angestellte

Über 450 Geräte der städtischen Angestellten sollen mit den richtigen Apps für die einzelnen Fachbereiche bestückt werden – das Ordnungsamt benötigt beispielsweise andere Software als das Jugendamt, die Bürgerdienste andere Apps als der Fachdienst Stadtplanung. Der Einsatz von Android Enterprise zieht immer auch einen Wechsel des App Stores nach sich: Alle Apps werden nur noch über Managed Google Play zur Verfügung gestellt, und die Administratoren entscheiden, welche davon auf den Smartphones installiert werden dürfen.

Stand Dezember 2022 waren in Jena bereits 146 Geräte mit Android Enterprise und Managed DAVx⁵ ausgestattet und an den CalDAV/CardDAV-Server der EGroupware angeschlossen; für 329 weitere Smartphones steht die Umstellung noch an. Dass diese Smartphones noch nicht das neue Setup mit Managed DAVx⁵ und EGroupware verwenden, liegt laut Florian Zeps nicht an Problemen mit der Software, sondern an derzeitigen Lieferengpässen bei den Hardware-Herstellern.

Was wird synchronisiert?

Alle Smartphones der Angestellten sollen neben der Telefonie auch einen regelmäßigen und automatischen Abgleich mit EGroupware durchführen. Außer E-Mails, Adressbüchern und Kalendern betrifft das auch das InfoLog. Im „Schweizer Taschenmesser“ der EGroupware können die Mitarbeitenden einfache ToDo-Listen, aber auch komplexe Aufgaben definieren, Fälligkeitsdaten bestimmen und Tasks an andere Benutzer*innen delegieren. Mit dem InfoLog bleiben alle Angestellten auf dem Laufenden, denn es informiert auch über Änderungen.

Beim Abgleich von Adressbüchern gilt es zu beachten, dass es sich um personenbezogene Daten anderer handelt. Insbesondere auf Smartphones versuchen Apps ganz unterschiedlicher Hersteller, die Adressbücher auszulesen. Um das zu unterbinden, bietet EGroupware einen cleveren Ansatz: Außer den notwendigen Kontaktdaten sollte nichts in den Standardfeldern der Groupware gespeichert werden. Stattdessen gibt es benutzerdefinierte Felder, die nicht synchronisiert werden.

Dank Managed DAVx⁵ gelingt über das WebDAV-Protokoll auch der Zugriff auf Dateien in EGroupware. So können die Mitarbeitenden der Stadt Dateien zur Groupware hochladen, sie herunterladen, bearbeiten oder löschen. Auch die Zusammenarbeit an Dateien mit mehreren Benutzern gleichzeitig ist möglich.

Sicherheit geht vor

Die IT-Abteilung der Stadt Jena entscheidet, welche Apps auf den Geräten sind. Die Smartphones können so abgeriegelt werden, dass die Angestellten selbst nichts installieren dürfen. Mit dem in Jena eingesetzten MDM/EMM-System ist es möglich, Apps entsprechend zu konfigurieren und gegebenenfalls einzuschränken. Auch das Unterbinden der Ortungsdienste, also das Deaktivieren von GPS, ist für einige Fachbereiche wichtig. „Generell versuchen wir, die Berechtigungen der Apps auf das Notwendigste einzuschränken, um nicht zu Datenschleudern zu werden“, so Florian Zeps.

Falls erforderlich, wäre es möglich, verlorengegangene oder gestohlene Smartphones mit Remote Wipe zu löschen. Sobald ein Gerät wieder eingeschaltet wird und Internetzugriff hat, erlaubt es das EMM/MDM, die Standard-Einschränkungen zu entfernen, sodass die Administratoren weitere Schritte einleiten können.

EGroupware und Managed DAVx⁵: Ein starkes Team!

In Jena sind sowohl die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung als auch die Anwender*innen rundum zufrieden. „Ich habe selten ein so unkompliziertes Programm wie Managed DAVx⁵ gesehen. Alles funktioniert tadellos“, sagt Florian Zeps. „Das Zusammenspiel mit EGroupware ist prima. Und wenn es bei der Einrichtung doch einmal irgendwo gehakt hat, waren die Support-Abteilungen der Hersteller für uns da.“

Die Verbindung von Managed DAVx⁵ und EGroupware in Jena hat Vorteile für die IT-Dienstleister und für die Mitarbeitenden gebracht. Die IT-Dienstleister können die Lizenzen an zentraler Stelle verwalten, während die Angestellten der Stadt von der Synchronisation ihrer Termine und Adressbücher sowie von zusätzlichen Funktionen profitieren. Die neue Lösung ist flexibel und zukunftsorientiert und bietet eine sichere und effiziente Verwaltung von mobilen Geräten.

Sie haben Fragen zu EGroupware oder zur Zusammenarbeit der Groupware mit Managed DAVx⁵? Kontaktieren Sie uns gerne, um über eine Implementierung dieser Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu sprechen.