E-Rechnungen erstellen mit EGroupware

Ab dem 1. Januar 2025 ändert sich einiges: Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung bei B2B-Geschäften Pflicht. Für Sie bedeutet das: Keine Papierstapel mehr, sondern klare digitale Prozesse.

Mit einer E-Rechnung wird alles einfacher: Rechnungen werden elektronisch übermittelt, automatisch empfangen und direkt weiterverarbeitet – ganz ohne Medienbrüche. Statt wie bei Papierrechnungen oder PDF-Dateien landen die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format direkt in Ihrem System. So wird die gesamte Abwicklung von der Erstellung bis zur Zahlung digital und effizient.

Wir haben die dazu passende Software entwickelt: Mit der Rechnungen-App unserer Groupware-Lösung können Sie ganz einfach elektronische Rechnungen erstellen und auch empfangen – natürlich konform mit der EU-Norm EN 16931. Ob XRechnung (XML-Format) oder ZUGFeRD (hybrides PDF/XML), Ihre Daten werden automatisch im richtigen Format generiert, und das PDF-Layout können Sie ganz nach Ihren Wünschen anpassen.

Welche Anforderungen gelten ab 2025 für E-Rechnungen?

E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und eingelesen werden, damit sie elektronisch verarbeitet werden können. Achtung: Eine digitale PDF-Datei reicht dafür nicht – sie gilt nicht als rechtskonforme E-Rechnung!

Ab 2025 wird es ernst: Alle inländischen Unternehmer*innen im B2B-Bereich sind dann verpflichtet, E-Rechnungen einlesen und verarbeiten zu können. Für die Umstellung gibt es allerdings Übergangsregelungen:

• 2025 und 2026 sind weiterhin Papierrechnungen erlaubt, ebenso wie andere elektronische Rechnungen – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro (Stand 2026).
• EDI-Rechnungen (Rechnungen, die über ein Electronic-Data-Interchange-System ausgetauscht werden) bleiben bis 2027 ebenfalls erlaubt, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.

Perfekt integriert: Die neue E-Rechnungs-App in EGroupware

Haben Sie schon ein Buchhaltungsprogramm? Oder stehen Sie kurz davor, eines anzuschaffen? In der letzten Zeit haben einige EGroupware-Anwender*innen bei uns nachgefragt, ob sie wirklich ein weiteres Werkzeug brauchen, womöglich noch als mehr oder weniger teures Abomodell. Warum also in die Ferne schweifen? Unsere eigene E-Rechnungs-App ist die Lösung, die perfekt in Ihre Arbeitsumgebung passt und den Wechsel zur E-Rechnung so einfach wie möglich macht.

Der Startschuss fiel Ende November: Nachdem wir eine PHP-Bibliothek gefunden hatten, die das XML-Format für elektronische Rechnungen generieren kann, ging es los. Keine drei Wochen später, am 14. Dezember, war die App fertig. Die passenden Pakete für die EGroupware-Version 23.1 sind bereits gebaut, und die App ist sowohl als Vorabversion in der Eigeninstallation als auch in den aktuellen Cloud-Versionen verfügbar.

Ein wichtiger Hinweis: Die App ist exklusiv für unsere Enterprise Line (EPL) Nutzer*innen. In der Community Edition (CE) ist sie nicht enthalten – sie gehört zur Bezahlversion von EGroupware.

Rechnungen erstellen leicht gemacht: die App im Überblick

Sie finden die neue E-Rechnungs-App in der linken Seitenleiste unter dem Menüpunkt Rechnungen. Ein Klick darauf öffnet das Hauptfenster, in dem bereits verschickte oder importierte Rechnungen übersichtlich dargestellt werden. Die Tabelle können Sie ganz einfach nach den Spaltentiteln sortieren und so zum Beispiel nach Rechnungs-Nr./Datum, Käufer, Verkäufer oder Betreff filtern.

Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen. Alternativ können Sie E-Rechnungen (strukturiertes XML oder PDF mit XML-Anhang) über die Schaltfläche Importieren in die App hochladen und prüfen. Beim Anlegen einer neuen Rechnung geben Sie in der oberen Hälfte des Dialogfensters den Betreff, den Abrechnungszeitraum und den Typ der Rechnung ein, wobei aktuell nur Rechnung 380 (Handelsrechnung) verfügbar ist. Weitere Typen wie Gutschrift (381) oder Rechnungskorrektur (384) werden wir ab Januar implementieren. Zudem können Sie eine Kategorie angeben – entweder frei wählbar oder aus einer Liste. Ergänzen Sie außerdem die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.

Solange eine Rechnung im Entwurfsstatus ist, können Sie alle Daten problemlos anpassen. Das gibt Ihnen volle Flexibilität, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind. Sobald Sie jedoch auf den Button Berechnen klicken, wird die Rechnung final gespeichert. Vor dem Speichern erscheint eine Sicherheitsabfrage. Danach sind die meisten Felder ausgegraut und nicht mehr änderbar.

Ein nützliches Feature ist das Notizfeld, in das Sie Bemerkungen hinzufügen können. Hier halten Sie zum Beispiel das Datum einer Zahlungserinnerung oder einer Mahnung fest. Und noch ein Tipp: Wenn Sie mit der Maus über eine Feldbeschriftung fahren, erscheint ein Tooltip. Dieser zeigt Ihnen die Feldnummer für die XML-Datei an – zum Beispiel ist die Rechnungsnummer BT-1, der Abrechnungszeitraum BT-73 und der Typ BT-3. Praktisch, oder?

Positionen, Käufer und mehr: die Rechnung vervollständigen

In der unteren Hälfte des Dialogs nehmen Sie die Feineinstellungen für Ihre Rechnung vor. Über verschiedene Tabs:

• Positionen: Fügen Sie Artikel oder Dienstleistungen hinzu. Positionen enthalten Standardfelder wie Beschreibung, Menge, Preis und Mehrwertsteuer. Die Artikel werden automatisch in der Datenbank gespeichert, sodass Sie sie später wieder verwenden können. Positionsnummern werden automatisch vergeben; Sie können diese aber auch manuell setzen.
• Zusammenfassung: Hier sehen Sie eine Übersicht über Mehrwertsteuer, Rabatte, Rundungsbeträge und Zuschläge. Vorauszahlungen können ebenfalls berücksichtigt werden. Alle Beträge werden automatisch berechnet.
• Zahlung: Geben Sie Referenzen, Projektnummern, Vertragsdetails und Zahlungsbedingungen wie Skonto und Zahlungsziel ein.
• Käufer: Wählen Sie Käuferinformationen direkt aus dem EGroupware-Adressbuch aus oder geben Sie zusätzliche Kontakte manuell ein. Auch Felder wie Steuer- und Umsatzsteuer-ID können Sie ausfüllen, falls benötigt.
• Notizen: Fügen Sie Bemerkungen hinzu, die entweder Teil der Rechnung sind oder nur für den internen Gebrauch.
• Verlinkungen: Verknüpfen Sie Dateien, Dokumente aus dem Dateimanager oder Einträge aus anderen EGroupware-Apps wie dem InfoLog oder Projektmanager.

Flexibel und individuell: die App konfigurieren

Über Admin / App-Konfiguration in der linken Seitenleiste passen Sie die App ganz einfach an Ihre Geschäftsbedürfnisse an. Unter Allgemein legen Sie beispielsweise das Format der Rechnungsnummern fest. In der Voreinstellung werden diese automatisch fortlaufend vergeben, sobald Sie den Status auf Berechnet setzen. Möchten Sie stattdessen ein individuelles Format wie Projektnummern nutzen, können Sie das hier einstellen. Steigen Sie mitten im Jahr auf die App um? Kein Problem – tragen Sie einfach die letzte verwendete Rechnungsnummer ein, und die Zählung läuft nahtlos weiter. Alternativ verzichten Sie auf ein festes Format und vergeben die Rechnungsnummern manuell.

In der Konfiguration legen Sie auch bis zu drei Standardverkäufer fest und tragen deren Adresse, Bankverbindung und Steuernummer ein. Definieren Sie, welche zusätzlichen Vertragspartner benötigt werden, wie Käufer, Endkunden oder abweichende Rechnungsempfänger. Die Informationen können Sie direkt aus dem Adressbuch auswählen und benutzerdefinierte Felder, z. B. für Kundennummern oder Umsatzsteuer-IDs, zuordnen.

Für noch mehr Kontrolle entscheiden Sie, ob Mitarbeitende der Buchhaltung aus vordefinierten Verkäufern wählen, das Adressbuch durchsuchen oder Kontakte bearbeiten dürfen. Die flexible Verwaltung benutzerdefinierter Felder ermöglicht es Ihnen, die App perfekt auf Ihre Prozesse abzustimmen.

Rechnungen selbst gestalten: Vorlagen und Platzhalter

Der PDF-Teil der Rechnung basiert auf einem Dokument, das Sie ganz nach Ihren Wünschen gestalten können – auch in der integrierten App Collabora Online. Hier fügen Sie Ihr Logo ein, ordnen die Daten individuell an und definieren das Layout, einschließlich der Tabelle mit den Rechnungspositionen. Der XML-Teil wird ganz unabhängig davon automatisch im standardisierten Format erstellt und ergänzt das PDF im ZUGFeRD-Format.

Wir liefern bereits ein fertiges Template mit, das Sie an Ihre Wünsche anpassen können. Alle Vorlagen befinden sich im Ordner /templates/invoices im .odt-Format. Wenn Sie dort mehrere Templates abgelegt haben, können Sie im Dialog zur Rechnungserstellung eines über ein Drop-down-Menü auswählen.

Ein Highlight sind die Platzhalter, die Sie flexibel in Ihre Templates einbauen können. Platzhalter sind Textvariablen, die von zwei geschweiften Klammern umschlossen sind, z. B. {{InvoiceId}} oder {{InvoiceNo}}. Die meisten Platzhalter greifen auf Datenbankfelder zurück, aber auch Funktionen wie If-Then-Else-Bedingungen sind möglich. Damit lassen sich z. B. Leerstellen vermeiden oder Zeilenumbrüche einfügen, falls ein bestimmtes Feld ausgefüllt ist. Eine vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter finden Sie über Rechnungen / Platzhalter.

Geplante Features: Diese Updates erwarten Sie

Aktuell müssen Sie E-Rechnungen noch herunterladen und manuell als Anhang in einer E-Mail verschicken. Doch das wird nicht so bleiben! Wir arbeiten daran, den Versand direkt aus der Rechnungs-App zu ermöglichen. Geplant ist eine Funktion, mit der Sie E-Mails inklusive angehängter Rechnungen direkt aus der App verschicken können. Dazu kommen flexibel anpassbare E-Mail-Vorlagen, z. B. für Rechnungsversand oder Zahlungserinnerungen, auch in verschiedenen Sprachen. Mit Platzhaltern gestalten Sie die E-Mails individuell, etwa mit Rechnungsnummer, Bestellnummer oder Ansprechpartner im Text oder Betreff.

Wir werden die Rechnungs-App kontinuierlich weiterentwickeln. Auf unserer To-Do-Liste für die nächsten Monate stehen viele praktische Neuerungen:

• Import und Anzeige von Rechnungen direkt aus der E-Mail-App
• Schnelles Kopieren bestehender Rechnungen für wiederkehrende Vorgänge
• Zusätzliche Importschnittstellen, z. B. für CSV-Dateien
• Erweiterte Berichte und Exportoptionen für detaillierte Analysen
• Direkte Verknüpfung mit anderen EGroupware-Apps wie Stundenzettel, um erfasste Daten direkt in Rechnungen zu übernehmen.

Haben Sie weitere Wünsche oder spezielle Anforderungen? Lassen Sie es uns wissen! Schnittstellen zu anderen Buchhaltungslösungen oder Banken sind genauso denkbar wie andere individuelle Anpassungen. Wir bauen die App kontinuierlich aus, damit sie perfekt zu Ihrem Arbeitsalltag passt.

Ihre E-Rechnungen in sicheren Händen

Mit der E-Rechnungs-App bietet EGroupware eine praktische und flexible Lösung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und dabei hilft, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Die Möglichkeit, das Layout individuell anzupassen und zwischen verschiedenen Formaten zu wählen, macht die App zu einem echten Gewinn – egal ob für kleine Unternehmen oder große Organisationen.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie die App ausprobieren? Kontaktieren Sie uns! Wir stellen Ihnen gerne eine Testversion zur Verfügung, erklären die Funktionen im Detail oder nehmen Ihre Anregungen auf. Schreiben Sie uns, wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!