Arbeitsabläufe mit Kanban verwalten

In EGroupware EPL steuern Sie Prozesse mit der neuen Kanban-Anwendung einfach und intelligent. Die Kanban-Methode eignet sich für Vertriebsprozesse, Projektorganisation, Softwareentwicklung oder das Management anderer Dienstleistungen.

Der Kern von Kanban ist die Visualisierung und Begrenzung der gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben. Sobald Kapazitäten frei werden, „pickt“ sich ein Mitarbeiter eine Aufgabe aus dem Pool und zieht sie auf „Work in Progress“.

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Praxisbeispiel für den Verkaufsprozess

Im Video sehen Sie eine Kanban-Tafel und die Workflows am Beispiel eines Vertriebsprozesses zur Neukundengewinnung.

Natürlich müssen Sie den Ablauf, die Adressbücher bzw. Infolog-Typen und den Status an Ihre Prozesse anpassen. Sobald das Board erstellt ist und Sie die Prozesse mit den entsprechenden Vertriebsteams besprochen haben, kann der Prozess beginnen.

Es macht Sinn, Reviews und Verbesserungsprozesse direkt im Vertriebsteam zu planen. Passen Sie dann Ihr Board entsprechend dem Feedback des Vertriebsteams an.

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Kanban-Tafel definieren

Im ersten Schritt definieren Sie einen Namen für Ihre Kanban-Tafel, die zu verwendenden Anwendungen und welche Gruppen Zugriff auf die Tafel haben. Standardmäßig werden 3 Spalten angelegt: „Neu (Pool)“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Sie können jederzeit Spalten umbenennen, löschen, Farben ändern oder neue Spalten hinzufügen.

Zusätzlich können sogenannte Swimlanes erstellt werden, entweder um den Prozess zu kategorisieren oder um verschiedene Verantwortlichkeiten zu visualisieren. Einer Swimlane wird außerdem ein Titel und ggf. eine Farbe sowie Zugriffsrechte zugewiesen. Die Zugriffsrechte steuern hier, wer berechtigt ist, Einträge in dieser Swimlane zu verschieben.

Generell gilt: Halten Sie das Board so einfach und übersichtlich wie möglich, mit effektivem Einsatz.

Kanban-Favoriten

  • Zugelassene Anwendungen
  • Berechtigungen
  • Board-Beschreibung
  • Boards als Favoriten

Kanban gestalten

  • Freie Gestaltung von Spalten und Schwimmbahnen: Anzahl, Farben,
    Bezeichnungen/Namen.
  • Verfügbare EGroupware-Anwendungen und Zugriffsberechtigungen
    können eingestellt werden.
  • Zugriffsrechte für Schwimmbahnen separat einstellbar.
  • Karten werden per DnD zwischen den Spalten (und Schwimmbahnen)
    verschoben.
  • Spalten und Schwimmbahnen können durch einen Klick auf die
    Bezeichnung eingeklappt werden.

Spalten und Schwimmbahnen sortieren

  • Möglich per DnD in der Board-Bearbeitung.
  • Der Anfasser ist vorne angeordnet.

Elemente per DnD in ein Kanban-Board

  • Ziehen Sie z.B. einen Adresskontakt auf den Reiter Kanban
    und von dort aus können Sie das Element auf die entsprechenden Spalte „fallen“ lassen
  • DnD funktioniert auch zwischen anderen Modulen (wo es Sinn macht)

Prozesssteuerung in der Kanban-Tafel

Prozesse können auf verschiedenen Ebenen gesteuert werden:

  • „Neue Einträge – Listen (Listen)“: Hier legen Sie fest, wie neue Einträge automatisch in die erste Spalte eingefügt werden (z. B. Neu oder Pool). Im Vertriebsprozess definieren Sie z. B. ein spezielles Adressbuch „Vertriebseingang“. In der Softwareentwicklung oder im Beschwerdemanagement der Themenbereich, die Kategorie oder die Version des Produkts.
  • „Aktion bei Spaltenwechsel – ändert das Ticket“: Sie können auf jeder Spalte festlegen, ob eine Aktion ausgeführt werden soll, wenn der Eintrag in diese Spalte verschoben wird. Zum Beispiel „füge den Benutzer als Verantwortlichen hinzu, der sich die Aufgabe schnappt“ oder „ändere den Status des Tickets auf „Testen““, wenn der Eintrag in diese Spalte verschoben wird. Zusätzlich kann man auch feste Zuständigkeiten für den Prozessschritt oder Zuständigkeiten aus der entsprechenden Swimlane einstellen. Auf Wunsch kann man erledigte Aufgaben auch automatisch aus dem Board entfernen lassen.
  • „Änderung eines Tickets – Verschiebung im Board“: Weiterhin können Sie im Bereich „Listen (Zuhören)“ festlegen, wie bestehende Einträge des Boards automatisch zwischen den Spalten verschoben werden. Konkret: Ein Entwickler setzt ein „Work in Progress“-Ticket aus dem Kanban-Board auf den Status „Testing“ mit einem Kommentar, was getestet werden soll. Das Ticket wird automatisch in die Spalte „Testen“ im Board verschoben. Das spart Zeit und zusätzlichen Aufwand, wenn das Ticket ohnehin bearbeitet wird.

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Kanban-Webinar

Kanban Webinar-Aufzeichnung vom 25. März 2021:

  • Was ist Kanban und was sind die Vorteile?
  • Wie kann Kanban innerhalb von EGroupware eingesetzt werden?
  • Wie profitiert mein Team von Kanban?
  • Kann ich damit meine Arbeit effektiver organisieren?
  • Wie erhalte ich einen besseren Überblick über meine wichtigen Aufgaben?
  • Praktische Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie ein Board selbst definieren und an Ihre Arbeitsabläufe anpassen können.

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Kanban-Grundprinzipien & Kernpraktiken

Kanban-Grundprinzipien:

  • Beginnen Sie mit dem, was Sie gerade tun – einfache Einführung
  • Entwickeln Sie sich durch kleine/evolutionäre Schritte
  • Berücksichtigen Sie aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Ermutigen Sie dazu, auf jeder Ebene der Organisation Führung zu zeigen

Kanban Core Practices:

  • Visualisierung von Aufgaben und Prozessen (Workflow)
  • Begrenzen Sie „Work in Progress“ (WIP) und gleichzeitige Aufgaben
  • Messung und Prozesskontrolle
  • Definieren aller Regeln und Begriffe im Prozess
  • Regelmäßige Feedback-Schleifen und Überprüfungen
  • Kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Team und Prozessablauf

Erfahrungsberichte von Kunden

Martin Reinhardt
Abteilungsleiter Kommunale Immobilien Jena

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