Neu: gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen und empfangen

EGroupware bietet ab 2025 eine Anwendung für die gesetzlich verpflichtende E-Rechnung in Deutschland. Sie unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD gemäß der EU-Norm EN 16931.

Community Edition (CE) oder Enterprise Line (EPL)?

Die Community Edition bietet mit zahlreichen Funktionen die Basis für Ihr Online Office. Hier lesen Sie alles über die Zusatzfunktionen der EGroupware EPL, die über die Grundlagen der CE hinausgehen.

Grundlagen CE und EPL Version

  • Die Community Edition „CE“ bietet als Open Source Lösung alle Basis-Funktionen des Online Office.
  • Unter den sogenannten EPL-Funktionen bündelt EGroupware Anwendungen und Funktionen, die insbesondere für Unternehmen oder große Organisationen interessant sind.
  • EPL/Cloud Kunden erhalten bevorzugten Support und günstigere Supportstunden.
  • Der Wechsel zwischen Community Edition “CE” und Enterprise Line “EPL” ist jederzeit und einfach in beide Richtungen möglich. Die Datenbanken für beide Versionen sind identisch, daher bleiben alle Daten erhalten.
  • Die Lizenz für EPL ist unbegrenzt gültig, der Zugang zu den Updates der EPL-Funktionen besteht nur während der Laufzeit der Verträge.
  • NEU: Die App für die E-Rechnung ist nur in de EPL-Version verfügbar.

EGroupware Support Community Edition EPL

Günstiger und schneller Support für EPL/Cloud Kunden

Support Plattform MyEGroupware

  • Zugang zur EGroupware Support Plattform für technischen und administrativen Support.
  • Schnelles Fragen- und Fehlermanagement über Tickets zu allen Anwendungen und Funktionen
  • Direkter Zugang zur EGroupware Software Entwicklung oder Systemingenieuren zur Unterstützung bei Installation und Migration. Einfache Terminvereinbarung nach Bedarf.

Installationssupport und Unterstützung bei Migration

  • Der Installations-Support innerhalb eines Monats nach Kauf eines EGroupware EPL Pakets (ab 20 gleichzeitigen Anmeldungen bzw. Nutzern) ist inklusive. Natürlich bieten wir auch für kleine Installationen oder größere Projekte Support und Consulting an auf Basis von Supportkontingenten.
  • Unterstützung bei Anbindung an ActiveDirectory oder LDAP-Umgebung, Integration von Samba- oder NAS-Laufwerken, Umstieg auf EGroupware Mailserver inklusive Spam- und Virenfilterung oder Homeoffice Unterstützung über Guacamole.
  • Support Dienstleistung sind auch für Nutzer der CE Version möglich, hierfür fallen doppelte Stundensätze an.

Nur mit der EGroupware EPL: Kanban Board

Arbeitsabläufe mit Kanban steuern

Als EPL oder Cloud User steuern Sie Prozesse einfach und smart mit der Kanban-Anwendung. Die Kanban-Methode eignet sich für Vertriebsabläufe, Projektorganisation, Softwareentwicklung oder die Verwaltungen sonstiger Dienstleistungen.

Kernpunkt von Kanban ist die Visualisierung und Begrenzung der gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben. Sobald Kapazitäten frei werden, „nimmt“ sich ein Mitarbeiter eine Aufgabe aus dem Pool und zieht sie auf „Work in Progress“.

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Telefonie-Integration mit Placetel

Verbinden Sie Ihre Kontakte bzw. Ihr Kundenmanagement (CRM) direkt mit Ihrer Telefonanlage.

  • Die Grundfunktionalitäten für Telefonie-Integration sind auch in der CE Version vorhanden bzw. können auch für andere Telefonanlagen konfiguriert werden. Die Telefonanlage muss das natürlich unterstützen und Sie müssen alle Details der Schnittstelle definieren.
  • Für die Telefonanlage von Placetel gibt es ein spezielle Konfiguration bei der Sie nur Ihren Api-Key aus Placetel eintragen und ein Token generieren für den Signatur-Header. Umgekehrt tragen Sie bei Placetel unter Integration -> Notify-Api die in EGroupware angezeigte „URL Ihres API-Endpoints (Webhook für eingehende Anrufe)“ und das Token ein.
  • Die Funktion in EGroupware finden Sie in Administration -> Anwendungen -> EPL-Funktionen -> Konfiguration der Anwendung

Mit der Integration öffnet sich die CRM-Ansicht des Kontaktes automatisch für eingehende und ausgehende Telefonanrufe. Weitere Integration z.B. die Anzeige von Telefonlisten wird folgen.

Dokumentation mit der EPL Version

Aufzeichnung aller administrativen Tätigkeiten (DSGVO & Audit)

  • EGroupware EPL zeichnet automatisch alle administrativen Änderungen auf und bietet die Möglichkeit hierzu einen Kommentar und den Verantwortlichen zu speichern.
  • So kann zum Beispiel einfach nachvollzogen werden, wann ein Benutzer in die Gruppe Marketing gewechselt ist und damit Zugriff auf deren Adressbücher, Aufgaben oder Dokumente bekommen hat. Oder welche Zugriffsrechte bzw. Einstellungen wann, von wem und aus welchen Gründen geändert wurden.
  • Die Dokumentation kann nicht verändert werden und ist daher auch für Audits ohne größeren Aufwand geeignet.

Allgemeine Funktionen

  • Servicemodul / Ticketsystem: Grafische Übersichten und Reporting für Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Service-Prozessen.
  • Globale Suche über alle Module als übergeordnete Funktion für die schnelle Datenrecherche.
  • Flexibler Datenbank View-Generator für individuell gestaltbare Datensichten und die Bereitstellung von Informationen für Schnittstellen.
  • Samba-Anbindung: einfache Integration von SMB Benutzer- und Gruppenordnern. Sicherer Zugang zum eigenen Samba Fileserver mittels EGroupware im Browser über Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Synchronisation und Mobile Device Management

  • eSync Provisioning: ActiveSync basierendes Mobile Device Management (MDM) für die Verwaltung von Synchronisations-Profilen auf Smartphones. Die Synchronisation per eSync ist auch in der CE Version enthalten, aber keine zusätzlichen Provisionierungs-Möglichkeiten.

Adressbuch Richtlinien (DSGVO Unterstützung)

  • Nutzen Sie Adressbuch Richtlinien zur vereinfachten Umsetzung der DSGVO
  • Legen Sie Regeln für Ihre einzelnen Adressbücher fest. Welche Felder sind auszufüllen? Wer im Unternehmen darf darauf zugreifen? Wer darf die privaten Telefonnummern der Kontakte sehen?
  • Praktisch: Die Regeln können gedruckt und direkt im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Verfahrensverzeichnis) hinterlegt werden.

CRM, Aufgabenverwaltung und Projektmanagement

  • Aufgaben (InfoLog) als Events im Kalender in allen Ansichten: InfoLogs können nach Typ einstellbar wie Termine im Kalender in allen Ansichten angezeigt und mittels Drag und Drop flexibel verschoben werden.
    In der CE Version können Aufgaben nur in der Tagesansicht als separate Liste angezeigt werden.
  • Projektmanager & Smart Gantt Chart: Drag und Drop von Aufgaben im Gantt Chart mit Anpassung von Startdatum, Status oder Fälligkeiten.
  • PGP Verschlüsselung von Infolog-Einträgen zum Schutz sensibler Daten zum Beispiel Zugangsinformationen oder personenbezogene Daten. Über Gruppen-Eigentümer können Infolog-Typen zusätzlich geschützt werden.

Dokumente: Versionierung und Löschschutz

  • Speicherung aller modifizierten oder gelöschten Dateien als Versionen mit Roll-Back-Funktion.
  • Versionierung von Datei- und Ordneroperationen auch bei der Anbindung über WebDAV als Netzwerklaufwerk auf dem lokalen Desktop.
  • Die Versionierung ist automatisch auf allen Anwendungsverzeichnissen eingeschaltet. In den Home-Verzeichnissen (Benutzer und Gruppen) kann die Versionierung entsprechend ein- oder ausgeschaltet werden.
  • Administrative Optionen zur Datenbereinigung älterer Versionen oder gelöschter Daten

Ordner Abonnement & Sharing-Optionen

  • Lesende oder beschreibbare Ordner-Freigabe per Sharing-Link: Bereitstellung von Daten für externe Anwender (ähnlich einer Dropbox) bieten CE und EPL.
  • Nur mit der EPL möglich: Noch mehr Sicherheit über ein optionales Passwort und ein Ablaufdatum der Ordnerfreigabe.
  • Direkter Freigabe-Link für das integrierte Collabora Online Office: Arbeiten Sie zusammen mit Externen an einem Dokument ohne separate Ordnerfreigabe.
  • Abonnieren Sie einfach einen Ordner für Benutzer, Gruppen oder auch externe Email-Adressen. EGroupware verschickt Benachrichtigungen als Pop-Up oder E-Mail bei Veränderungen von Dateien und Ordnern.

Druckvorlagen und Anpassungen der Dialoge

Druckvorlagen

  • Ready-to-Go Vorlagen für das Drucken in Formulare, Standard- oder Serienbriefe, personalisierte E-Mailvorlagen mit Anhängen oder komplexe Reports.
  • Über Platzhalter sind diese Vorlagen individuell anpassbar, sodass aller gespeicherten Informationen der Anwendungen einfach weiter genutzt werden können.

Anpassungen der Listen und Dialoge über eTemplates

  • Mount Option im Dateimanagement Modul für die Einbindung der EGroupware Masken-Templates (eTemplates) zur einfachen Bearbeitung und Einrichtung individueller Anwenderdialoge. Mit dieser Funktion bleiben Ihre Anpassungen auch bei Updates bestehen und die Masken können individuell gestaltet werden.
  • Wenn Sie zum Beispiel im Adressbuch für Kunden oder Lieferanten andere Felder und Anordnungen bevorzugen, kann das über eTemplates entsprechend umgesetzt werden. Analog kann man z.B. im Infolog oder Ticketsystem komplexe Dialog erstellen, die dann auch direkt im Bearbeitenfenster angezeigt und von dort aus gedruckt oder per Email versendet werden können.

CE vs. EPL – Unterschiede und Vorteile

Profitieren Sie mit der EGroupware EPL von günstigeren Supportstunden und dem größeren Funktionsumfang.

CE vs EPL

  • Software Code
    Der Sourcecode wird unter der Opensource Lizenz veröffentlicht.
  • Preis
    Preis der EGroupware Version
  • Funktionsumfang
  • Subskription
  • Hosting inklusive
  • Workshop und Schulung
  • Support
  • Wechsel CE<->EPL
  • Stundensatz Support
AGB

Community Edition

CEVersion
CEVersion
  • Open Source
    Der Sourcecode wird unter der Opensource Lizenz veröffentlicht.
  • gratis
  • Gute Grundfunktionen
  • Nach Terminabstimmung
  • Nach Terminabstimmung
  • Jederzeit möglich
  • 330 €/Stunde
    Alle Preise zzgl. MwSt.
gratis herunterladen

EPL Cloud

EPLVersion
EPLVersion
gratis testen

EPL Eigeninstallation

EPLVersion
EPLVersion
  • Open Source
    Der Sourcecode wird unter der Opensource Lizenz veröffentlicht.
  • Kostenpflichtig
  • Erweiterete EPL-Funktionen Details
  • Jederzeit möglich
  • 165 €/Stunde
    Alle Preise zzgl. MwSt.
Kontakt aufnehmen

Sprechen Sie uns gerne an, ob eine EPL oder CE für Sie besser geeignet ist. Wir zeigen Ihnen gerne die Unterschiede in einer persönlichen Präsentation.

Häufig gestellte Fragen zum Support

Für wen ist der Support geeignet?

Der EGroupware Support kann sowohl bei technischen, als auch bei organisatorischen Fragen Sie rund um EGroupware unterstützen. Hier kann das freundliche Support Team Sie bei der Schulung Ihrer Administratoren und Anwender schulen. Oft ergeben sich in einem Workshop oder in einem persönlichen Anruf viele neue Möglichkeiten, die Ihr Unternehmen noch produktiver machen. Sprechen Sie uns einfach an und wir besprechen die Möglichkeiten auch Sie zu unterstützen.

Wie erhalte ich Support?

Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Am einfachsten nehmen sie zunächst direkt kontakt zu uns auf. Dann besprechen wir am Telefon wie wir Sie am besten unterstützen können. Mit einem Support-Budget können Sie uns sowohl per Ticketsystem, E-Mail oder Telefon erreichen. Bilder sagen mehr als viele Worte. Darum ist es oft einfacher, kurz gemeinsam per Fernwartung uns Ihr Anliegen anzusehen.

Ich habe die Community-Edition, wie erhalte ich Support?

Sie können sich kostenfrei an das EGroupware Forum wenden. Alternativ können sie auch professionellen Support für Ihre kostenfreie Community Edition von EGroupware erhalten. Je nach Rahmenbedingungen kann auch ein Wechsel von der CE zu er EPL Version günstiger sein. Ein Wechsel von der CE zu der EPL Version und Umgekehrt ist ist einfach möglich. Sprechen Sie uns gerne an.

Welche Migrationen bieten Sie an?

Es gibt verschiedene Migrationen und technische Unterstützungen. Zum einen können wir die EGroupware Version für Sie aktualisieren, oder beim Serverumzug behilflich sein. Auch ein Umzug Ihres Mailservers ist möglich. Es gibt verschiedene Wege wie wir Sie und Ihr Team unterstützen können. Sprechen Sie uns einfach an

  • Workshops & Consulting
  • Schulungen von Anwendern
  • Support für Administratoren
  • Technischer Support
  • Datenmigration
  • Support via Ticketsystem
  • Telefonsupport
  • Desktopsharing
  • Fernwartung
  • Fehlersuche

EPL für größere Organisationen, Schulen, Universitäten oder Bildungseinrichtungen:

Entscheiden Sie selbst, ob die EGroupware Cloud oder eine Eigeninstallation besser für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.

  • Active Directory oder LDAP Anbindung
  • Integration mit Univention Corporate Server (UCS)
  • Anbindung per Shibboleth oder Integration externer Anwendungen per OpenID
  • Freigabe von smallPART zum videogestützten Lernen für Lernplattformen per LTI
  • Integration oder Migration auf EGroupware Mailserver (Dovecot mit PUSH)
  • Skalierbare Konfiguration entsprechend großer Benutzeranzahl
  • Rechtemanagement über Benutzergruppenverwaltung
  • Betrieb Collabora Online Server im eigenen Rechenzentrum

Bei Fragen zu unseren Dienstleistungen nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

EGroupware Update und Migration

  • Update einer älteren EGroupware auf die aktuelle Version
  • Wechsel von der Eigeninstallation in die EGroupware Cloud
  • Migration zwischen Community Version und EPL
  • Unterstützung bei Mailmigration und Verwaltung
  • Unterstützung bei Migration von SQL nach LDAP oder ActiveDirectory
  • Unterstützung bei Integration von Samba- oder Fileservern
  • Migration aus anderen Groupware Systemen

Häufig gestellte Fragen zur Migration

Welche Migrationen bieten Sie an?

Es gibt verschiedene Migrationen und technische Unterstützungen. Zum Einen können wir die EGroupware Version für Sie aktualisieren oder bei einer Migration behilflich sein. Auch ein Umzug Ihres Mailservers ist möglich. Es gibt verschiedene Wege wie wir Sie und Ihr Team unterstützen können.

Kann ich Daten einer alten EGroupware migrieren?

Auch alte EGroupware Versionen z.B. 1.4 – 1.8 können einfach in einem Schritt migriert werden, da EGroupware immer alle Updateskripte rückwirkend mit führt. Wichtig ist bei Migrationen von EGroupware vor Version 14 muss zwingend die alte „phpgwapi“ als Anwendung installiert sein. Wenn Sie das Update nicht selbst durchführen wollen, unterstützen wir Sie gerne dabei.

Ein einfacher Weg geht dabei über die EGroupware Cloud. Wir legen eine Testversion für Sie an und laden dort das Datenbank Backup der früheren Version hoch. Dann führen wir das Update für Sie durch. Sie prüfen die Vollständigkeit und können die aktualisierte Version dann entweder für die Eigeninstallation herunterladen oder die Cloud weiter nutzen.

Bieten sie Unterstützung für die Community Version an?

Unsere Angebote für Update und Migration richten sich auch an Nutzer der Community Version.

Wir unterstützen Sie sowohl beim reinen Update Ihrer Community Version als auch bei der Migration auf die Vollversion EPL, entweder weiterhin in der Eigeninstallation oder in die deutsche EGroupware Cloud.

Gerade bei einer Migration einer älteren EGroupware Version empfehlen wir immer in den Migrationsprozess auch einen Workshop zu integrieren, bei dem Ihren Benutzern die neue Version schnell näher gebracht wird.

Kann ich meine EGroupware an LDAP oder AD anbinden?

EGroupware kann Benutzer und Gruppen in der Datenbank speichern oder an eine bestehende Infrastruktur angebunden werden.

Sie können z.B. gegen einen Mailserver, ihr LDAP oder ActiveDirectory (AD) authentifizieren und die Daten (Benutzer & Gruppen) trotzdem in der Datenbank speichern. Alternativ kann EGroupware auch komplett mit LDAP oder AD verbunden werden, sodass Benutzer und Gruppen im LDAP/AD gespeichert sind und auch in EGroupware verwaltet werden können.

Sofern ihr Mailserver auch an LDAP/AD angeschlossen ist, ist auch die Mailkonten-Verwaltung in EGroupware direkt möglich inklusive Weiterleitung, Alias oder Abwesenheitsnotizen.

NEU: EGroupware bietet auch Dovecot Mailserver Pakete an, die eine komplette Mailkonten Verwaltung in der SQL Datenbank ermöglicht. Diese Option ist insbesondere für KMUs interessant, die kein LDAP oder ActiveDirectory im Einsatz haben.

Vorteile einer Migration zu Univention (UCS)?

Univention Corporate Server (UCS) bietet eine Plattform mit grafischer Oberfläche für die Verwaltung und Integration verschiedener Apps. UCS kann einfach in ein ActiveDirectory (AD) „joinen“ und EGroupware wird als App gestartet und aktualisiert.

UCS lässt sich dank standardisierter Schnittstellen leicht in vorhandene Umgebungen integrieren. Das integrierte App Center bietet eine große Zahl von Enterprise Lösungen, wie z.B. EGroupware, einen E-Mail Server oder auch Collabora Online an.

Bei Fragen zu unseren Dienstleistungen nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Kundenstimmen

Olaf Reimers
Stadtverwaltung Nordenham

Seit 2006 setzen wir EGroupware erfolgreich in unserer Verwaltung ein. Begann unsere Nutzung zunächst mit etwa 70 Mitarbeitern, so ist die Zahl der aktiven Benutzer auf 240 gestiegen, einschließlich 100…
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Gerlind Bruschek
Hochschule Magdeburg-Stendal

Die räumliche Unabhängigkeit und dennoch vernetztes Arbeiten ist für unsere Hochschule enorm wichtig, da wir auf zwei Standorte verteilt sind. Wir benötigen eine reibungslos funktionierende und einfach bedienbare Softwarelösung.

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Fachbereich EDV I, Stadt Ochtrup

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